Aufbewahrungsfristen sind die gesetzlich vorgeschriebenen oder vertraglich vereinbarten Zeiträume, über die hinweg bestimmte Dokumente, Daten und Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen – vollständig, unverändert, jederzeit abrufbar und in lesbarer Form. Nach Ablauf der Frist entsteht in vielen Fällen aus datenschutzrechtlichen Gründen sogar eine Löschpflicht: Das Aufbewahrungsrecht wird zum Aufbewahrungsverbot.
Aufbewahrungsfristen und Löschfristen sind zwei Seiten derselben Compliance-Medaille: Die Aufbewahrungsfrist definiert das Minimum (mindestens X Jahre), die Löschfrist das Maximum (spätestens nach Y Jahren). Beide müssen in einem Löschkonzept systematisch erfasst und durch automatisierte Prozesse technisch durchgesetzt werden.
Fristen-Übersicht für Automatisierungsprojekte
| Dokumententyp | Frist | Rechtsgrundlage |
| Rechnungen, Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe (steuerrelevant) | 10 Jahre | § 147 AO |
| Handelsbriefe, Angebote | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Lieferscheine, Versandbelege | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Kundendaten (Vertrag aktiv) | Vertragsdauer + 3 J. | DSGVO + § 195 BGB |
| Workflow-Execution-Logs | 30–90 Tage | Betrieblich |
| Sicherheits-Audit-Logs | 12 Monate | ISO 27001 / BSI |
Aufbewahrungsfristen beginnen nicht zwingend am Tag der Dokumentenerstellung, sondern oft mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument entstanden ist – oder mit dem Ende des Vertragsverhältnisses. Eine Rechnung vom 3. Januar 2024 hat eine 10-Jahres-Frist, die am 31. Dezember 2024 (Ende des Geschäftsjahres) beginnt und daher bis Ende 2034 läuft. In automatisierten Systemen muss die Fristberechnung dieses Detail korrekt abbilden, sonst werden Dokumente zu früh gelöscht.
Praxisbeispiel
Ein Automationsdienstleister implementiert für seinen Rechnungsworkflow eine automatisierte Fristenverwaltung. Jede gespeicherte Rechnung bekommt beim Eingang zwei Timestamps: Erstellungsdatum aus dem Dokument, Eingang-Datum im System. Die Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) wird berechnet ab 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. S3-Object-Lock wird mit dem berechneten Löschdatum konfiguriert. Täglicher Cronjob prüft, ob Dokumente in den nächsten 30 Tagen gelöscht werden dürfen und erstellt eine Vorschau-Liste für manuelle Freigabe. Nach Freigabe: automatische sichere Löschung inkl. Löschprotokoll. Eine Rechnung vom 15. März 2022: Fristbeginn 31.12.2022, Löschdatum 01.01.2033. Automatisch und korrekt berechnet, ohne manuellen Aufwand.
