Ein Bottleneck – auf Deutsch Engpass – ist ein Schritt, eine Ressource oder eine Übergabestelle in einem Prozess, die die Gesamtgeschwindigkeit des Prozesses begrenzt. Unabhängig davon, wie schnell alle anderen Schritte ausgeführt werden – der Bottleneck bestimmt den Durchsatz des gesamten Systems. Der Begriff stammt aus der Produktionslehre, ist aber universell auf alle Arten von Prozessen anwendbar.
Das Konzept des Bottlenecks wurde durch Eliyahu M. Goldratts „Theory of Constraints“ (1984) systematisiert: Jedes System hat mindestens einen Engpass, und die Gesamtleistung des Systems kann nur durch Beseitigung oder Entschärfung dieses Engpasses gesteigert werden. Optimierungen an anderen Stellen verpuffen, solange der Bottleneck ungelöst bleibt.
Arten von Bottlenecks
- Personeller Engpass: Eine Person oder ein Team ist überlastet und wird zum Flaschenhals – z. B. ein einziger Genehmiger für alle Rechnungsfreigaben
- Systemengpass: Ein System oder eine Schnittstelle kann das Volumen nicht verarbeiten – z. B. ein Legacy-System, das nur Batch-Verarbeitung unterstützt
- Prozessengpass: Ein Schritt ist strukturell langsamer als alle anderen – z. B. eine manuelle Dateneingabe in einem sonst automatisierten Ablauf
- Informationsengpass: Entscheidungen oder Folgeschritte werden blockiert, weil notwendige Informationen fehlen oder zu spät verfügbar sind
- Kapazitätsengpass: Die verfügbare Kapazität reicht nicht aus, um das aktuelle Volumen zu bewältigen – strukturell oder situativ (z. B. Saisonspitzen)
Bottlenecks identifizieren
Bottlenecks werden durch Prozessanalyse sichtbar: Wo entstehen Warteschlangen? Wo häufen sich unerledigte Aufgaben? Wo klagen Mitarbeiter über Überlastung? Welche Prozessschritte haben die längsten Wartezeiten? In automatisierten Workflows können Monitoring-Tools die Durchlaufzeit je Schritt messen und Engpässe durch Daten sichtbar machen, bevor sie zu Problemen werden.
Bottlenecks und Automatisierung
Automatisierung ist ein direktes Mittel zur Beseitigung von Bottlenecks: Wenn ein manueller Prozessschritt zum Engpass wird, weil er zu langsam oder zu kapazitätsbegrenzt ist, kann Automatisierung diesen Schritt in Echtzeit und unbegrenzt skalierbar ausführen. Allerdings gilt: Wer nur den Bottleneck automatisiert, erzeugt oft den nächsten Engpass an einer anderen Stelle – daher ist die E2E-Perspektive auf den gesamten Prozess entscheidend.
Praxisbeispiel
Ein Online-Händler verarbeitet täglich 300 Bestellungen. Alle Schritte sind weitgehend automatisiert – außer einem: Die Versandfreigabe muss von einer bestimmten Mitarbeiterin manuell bestätigt werden, da sie für die Qualitätskontrolle zuständig ist. Diese eine Person schafft maximal 200 Freigaben pro Tag. Ergebnis: 100 Bestellungen täglich warten, Durchlaufzeit steigt, Kunden beschweren sich über Lieferverzögerungen. Der gesamte automatisierte Ablauf wird durch diesen einen manuellen Schritt limitiert. Lösung: Regelbasierte automatische Freigabe für Standardbestellungen (95 Prozent der Fälle), manuelle Prüfung nur für Ausnahmen (Risikobestellungen, Neukunden über bestimmten Bestellwert). Bottleneck beseitigt.
