Die Durchlaufzeit bezeichnet die gesamte Zeitspanne, die ein Vorgang, ein Auftrag oder ein Datensatz benötigt, um einen Prozess vollständig zu durchlaufen – vom ersten auslösenden Ereignis bis zum abgeschlossenen Ergebnis. Sie ist eine der zentralen Kennzahlen zur Bewertung der Effizienz von Geschäftsprozessen.
Die Durchlaufzeit setzt sich aus der reinen Bearbeitungszeit (Zeit, in der aktiv an dem Vorgang gearbeitet wird) und der Wartezeit (Zeit, in der der Vorgang auf den nächsten Schritt, eine Freigabe oder eine Ressource wartet) zusammen. In der Praxis übersteigt die Wartezeit die Bearbeitungszeit in vielen Prozessen um ein Vielfaches.
Bearbeitungszeit vs. Wartezeit
In einem typischen manuellen Prozess entfallen oft nur 10–20 Prozent der Durchlaufzeit auf tatsächliche Bearbeitungszeit. Die restlichen 80–90 Prozent sind Wartezeit: warten auf Freigaben, auf Antworten, auf den nächsten Bearbeitungsschritt, auf Systemverfügbarkeit oder auf den nächsten Arbeitstag. Automatisierung eliminiert Wartezeiten nahezu vollständig – das ist häufig der stärkste Hebel zur Durchlaufzeitreduktion.
Einflussfaktoren auf die Durchlaufzeit
- Anzahl der Prozessschritte: Je mehr Schritte, desto mehr potenzielle Wartezeiten und Übergabepunkte
- Medienbrüche: Jeder Wechsel zwischen analogen und digitalen Medien erzeugt Wartezeit
- Freigabeschleifen: Jede erforderliche manuelle Genehmigung addiert Wartezeit
- Ressourcenverfügbarkeit: Wenn Bearbeiter nicht verfügbar sind, wartet der Prozess
- Batchverarbeitung: Wenn Vorgänge gesammelt und gebündelt verarbeitet werden statt einzeln in Echtzeit
Durchlaufzeit als Automatisierungsargument
Die Reduktion der Durchlaufzeit ist eines der überzeugendsten Argumente für Prozessautomatisierung – insbesondere gegenüber Kunden und Entscheidern, die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit im Blick haben. Wenn ein manueller Prozess 3 Tage dauert und derselbe automatisierte Prozess 3 Minuten, ist die Verbesserung greifbar und direkt erfahrbar – für den Kunden des Unternehmens genauso wie für die Mitarbeiter.
Praxisbeispiel
Ein Finanzdienstleister bearbeitet Kreditanträge manuell in durchschnittlich 5 Arbeitstagen. Analyse der Durchlaufzeit ergibt: Tatsächliche Bearbeitungszeit je Antrag beträgt 45 Minuten. Die restlichen 4,5 Tage sind Wartezeit – auf die Kreditwürdigkeitsprüfung (extern), auf die Freigabe durch zwei Vorgesetzte, auf den nächsten Bearbeitungszyklus am Folgetag. Nach Automatisierung: Bonitätsprüfung läuft via API in Echtzeit, einfache Fälle werden regelbasiert sofort freigegeben, nur komplexe Fälle zur manuellen Prüfung eskaliert. Neue Durchlaufzeit für 70 Prozent der Fälle: unter 10 Minuten.
