Hire-to-Retire (H2R) bezeichnet den vollständigen Lebenszyklusverwaltungsprozess eines Mitarbeiters in einem Unternehmen: von der ersten Stellenausschreibung und Einstellung über alle administrativen HR-Prozesse während der aktiven Beschäftigung bis hin zum geordneten Ausscheiden des Mitarbeiters – durch Kündigung, Rentenantritt oder andere Beendigungsformen. H2R fasst alle Personal- und HR-Prozesse in einem End-to-End-Konzept zusammen.
H2R ist ein besonders automatisierungsrelevanter Prozesskomplex, weil er hochvolumige, standardisierbare Aufgaben mit erheblichem Verwaltungsaufwand vereint: Onboarding-Checklisten, Systemzugänge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsverwaltung, Schulungsplanung und schließlich Offboarding sind Prozesse, die weitgehend automatisierbar sind – und in vielen Unternehmen heute noch manuell und fragmentiert ablaufen.
Die Phasen des Hire-to-Retire-Prozesses
Recruiting Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Interviews, Angebotserstellung – Automatisierung: Jobbörsen-Syndikation, CV-Screening, Interviewterminierung
Onboarding Vertragsunterzeichnung, IT-Provisioning, Zugänge, Einarbeitung – Automatisierung: digitale Vertragsworkflows, automatische Systemzugänge, Onboarding-Checklisten
Aktive Beschäftigung Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung, Leistungsbeurteilungen, Weiterbildung – Automatisierung: Payroll, Zeiterfassung, automatische Genehmigungsworkflows
Veränderungen Stellenwechsel, Beförderungen, Gehaltsanpassungen, Umzüge – Automatisierung: Änderungsworkflows, automatische Systemaktualisierungen
Offboarding Kündigung, Abmeldungen, Zugangsentzug, Resturlaub, Zeugnis – Automatisierung: automatischer Zugangsentzug, Offboarding-Checklisten, Abschlussworkflows
Automatisierungspotenzial im H2R
- Onboarding-Automatisierung: Der erste Arbeitstag kann vollständig vorbereitet sein – Laptop, Zugänge, E-Mail, Tools – ausgelöst durch die Vertragsunterzeichnung im ATS
- Payroll-Integration: Gehaltsrelevante Ereignisse (Gehaltserhöhung, Bonus, Abzüge) werden automatisch aus Genehmigungsworkflows in die Lohnabrechnung übertragen
- Urlaubsworkflows: Urlaubsanträge werden automatisch geprüft, genehmigt, in den Kalender eingetragen und an die Zeiterfassung übermittelt
- Compliance-Monitoring: Ablaufende Zertifikate, Pflichtschulungen oder Probezeiten werden automatisch erkannt und Erinnerungen ausgelöst
- Offboarding-Sicherheit: Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters werden alle Systemzugänge automatisch und vollständig gesperrt – kein manuelles Vergessen mehr
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen mit 400 Mitarbeitern und 80 Neueinstellungen pro Jahr automatisiert sein Onboarding. Früher: HR und IT koordinieren manuell per E-Mail – Laptop kommt zu spät, wichtige Systemzugänge fehlen am ersten Tag, Einarbeitungsplan ist nicht vorbereitet. Mitarbeiterzufriedenheit beim Onboarding: 54 Prozent. Nach Automatisierung: Sobald ein Arbeitsvertrag digital unterzeichnet wird, startet ein automatischer Onboarding-Workflow. IT erhält automatisch die Bestellung des Equipments, alle Systemzugänge werden am Vortag provisioniert, der Einarbeitungsplan wird dem Teamleiter zur Vorbereitung zugesandt, eine personalisierte Willkommens-E-Mail geht an den neuen Mitarbeiter. Mitarbeiterzufriedenheit beim Onboarding: 91 Prozent. Bearbeitungsaufwand HR: von 4,5 auf 0,5 Stunden pro Neueinstellung.
