Order-to-Cash (O2C) bezeichnet den vollständigen Geschäftsprozess vom Eingang einer Kundenbestellung bis zum vollständigen Zahlungseingang für diese Bestellung. Er umfasst alle Schritte der Wertschöpfung auf der Kundenseite: Auftragsannahme, Kreditprüfung, Auftragsbestätigung, Bestandsverwaltung, Lieferung, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und abschließend die Buchung des Zahlungseingangs.
O2C ist einer der wichtigsten End-to-End-Prozesse für die Liquidität eines Unternehmens: Er bestimmt, wie schnell eingehende Aufträge in tatsächliche Zahlungseingänge umgewandelt werden. Ein optimierter O2C-Prozess verbessert den Cash Flow, reduziert Days Sales Outstanding (DSO) und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Der O2C-Prozess Schritt für Schritt
01
Auftragseingang
02
Kreditprüfung
03
Bestätigung & Planung
04
Lieferung
05
Rechnungsstellung
06
Zahlung & Abschluss
Automatisierungspotenzial im O2C
- Auftragseingang: Bestellungen per EDI, E-Commerce-API oder gescannter PDF werden automatisch erfasst, validiert und ins System übertragen
- Kreditprüfung: Automatischer Abgleich mit Kreditlimit, offenen Forderungen und Zahlungshistorie – klare Fälle werden sofort freigegeben oder gesperrt
- Rechnungsstellung: Nach Versand-Bestätigung wird automatisch eine gesetzeskonforme Rechnung generiert und versendet
- Mahnwesen: Überfällige Forderungen werden nach definierten Eskalationsstufen automatisch angemahnt
- Zahlungsabgleich (Matching): Eingehende Zahlungen werden automatisch den offenen Posten zugeordnet – manuelle Eingriffe nur bei Differenzen
- DSO-Monitoring: Days Sales Outstanding wird laufend gemessen und kritische Forderungen automatisch eskaliert
O2C und Procure-to-Pay: die zwei Seiten
Order-to-Cash (O2C) ist der Prozess auf der Kundenseite – von der eingehenden Bestellung bis zum erhaltenen Geld. Procure-to-Pay (P2P) ist der Prozess auf der Lieferantenseite – von der ausgehenden Bestellung bis zum bezahlten Geld. O2C ist für den Umsatz und Cash-Eingang zuständig, P2P für die Beschaffung und Cash-Ausgang. Gemeinsam bilden sie den finanziellen Kreislauf eines Unternehmens.
Praxisbeispiel
Ein mittelständischer Hersteller hat einen O2C-Zyklus von durchschnittlich 34 Tagen – von Auftragseingang bis Zahlungseingang. Analyse: 8 Tage Auftragsbearbeitung (manuell), 12 Tage Lieferung, 14 Tage bis zur Zahlung nach Rechnungsempfang. Automatisierungsprojekt O2C: Auftragsbearbeitung vollautomatisch → sinkt auf 4 Stunden. Rechnungsstellung automatisch am Tag der Lieferung statt mit 3 Tagen Verzögerung. Automatisches Mahnwesen ab Tag 10 nach Fälligkeit statt ab Tag 30 (manuell). Neuer O2C-Zyklus: 22 Tage (−35 Prozent). DSO verbessert sich um 12 Tage. Bei 12 Millionen Euro Jahresumsatz entspricht das einer Liquiditätsverbesserung von rund 400.000 Euro.
