Personalaufwand – Personalkosten – umfasst alle direkten und indirekten Kosten, die durch die Beschäftigung von Mitarbeitern entstehen: Bruttolöhne und -gehälter, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, betriebliche Altersvorsorge, Sachleistungen, Weiterbildungskosten, Recruiting und Onboarding sowie anteilige Infrastrukturkosten (Arbeitsplatz, Hardware, Software-Lizenzen). Der Personalaufwand ist in wissens- und serviceintensiven Branchen – und damit auch bei Automationsdienstleistern – typischerweise der mit Abstand größte Kostenblock, oft 60–70 Prozent der Gesamtkosten.
Für Automatisierungsprojekte hat der Personalaufwand eine doppelte Bedeutung: Er ist der größte interne Kostentreiber (der Engineer, der einen Workflow baut, kostet mehr als die Cloud-Infrastruktur, die ihn betreibt) und gleichzeitig der Hauptnutzen, den Automatisierung beim Kunden erzeugt (eingesparte Personalkostenzeiten beim Kunden).
Vollkostenrechnung: was ein Mitarbeiter wirklich kostet
Bruttogehalt
Basis. Alles andere kommt on top. Häufig unter- oder überschätzt in Projektkalkulation.
AG-Sozialabgaben
Ca. 20–21 % des Bruttolohns. Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung. Pflicht.
Urlaub / Krankheit
Produktive Zeit ca. 70–75 % der bezahlten Zeit. Urlaub, Krankheitstage, Feiertage einkalkulieren.
Weiterbildung
Kurse, Konferenzen, Zertifizierungen. 3–5 % der Arbeitszeit für Training einplanen.
Infrastruktur
Arbeitsplatz, Laptop, Software-Lizenzen, Telefon. Oft 3.000–8.000 Euro/Jahr pro Person.
Management-Overhead
Anteilige Führungszeit, HR, Controlling. 10–15 % Gemeinkostenzuschlag auf direktes Personal.
Faustregel für Vollkostenkalkulation: Die Vollkosten eines Mitarbeiters betragen 1,6–2,0× sein Bruttogehalt. Bei einem Bruttogehalt von 60.000 Euro/Jahr sind die tatsächlichen Vollkosten für den Arbeitgeber 96.000–120.000 Euro. Das ergibt einen Stundensatz von 55–68 Euro (bei 1.750 produktiven Stunden/Jahr). Viele Preiskalkulationen scheitern, weil nur das Bruttogehalt als Basis genommen wird, statt der Vollkosten.
Praxisbeispiel
Ein Automationsdienstleister kalkuliert den internen Stundensatz seiner Workflow-Engineers für die Projektpreisgestaltung. Senior Engineer: Bruttogehalt 72.000 Euro/Jahr. AG-Sozialabgaben (21 %): 15.120 Euro. Weiterbildung und Konferenzen: 4.200 Euro. Hardware und Software: 5.800 Euro. Management-Overhead (12 %): 8.640 Euro. Gesamtvollkosten: 105.760 Euro/Jahr. Produktive Stunden: 1.750 Stunden/Jahr (abzgl. Urlaub, Krankheit, interne Meetings, Weiterbildung). Interner Vollkostensatz: 105.760 / 1.750 = 60,44 Euro/Stunde. Externes Pricing-Ziel: 120 Euro/Stunde (2× Vollkostensatz für Deckungsbeitrag und Gewinn). Ergebnis: Bei diesem Satz muss der Engineer mindestens 50 Prozent seiner Zeit direkt in fakturierbare Projekte investieren, um die Fixkostenbasis des Unternehmens zu tragen.
