Procure-to-Pay (P2P) – auch Purchase-to-Pay oder Beschaffungs-bis-Zahlungsprozess – bezeichnet den vollständigen Beschaffungsprozess eines Unternehmens: von der Erkennung eines Bedarfs, über die Bestellung bei einem Lieferanten, den Wareneingang und die Rechnungsprüfung bis zur Zahlung der Lieferantenrechnung. P2P ist das interne Gegenstück zum Order-to-Cash-Prozess des Lieferanten.
P2P ist einer der Prozesse mit dem größten Automatisierungspotenzial in Unternehmen: Er ist hochvolumig (Hunderte bis Tausende Bestellungen und Rechnungen monatlich), stark standardisiert (klare Regeln für Bestellung, Prüfung und Zahlung) und bisher oft noch stark manuell geprägt – insbesondere bei der Rechnungsverarbeitung.
Der P2P-Prozess
01
Bedarfsanforderung
02
Genehmigungsworkflow
03
Bestellung (PO)
04
Wareneingang
05
3-Wege-Abgleich
06
Zahlung
Der 3-Wege-Abgleich: Herzstück der P2P-Automation
Der 3-Wege-Abgleich (Three-Way-Matching) ist der automatisierte Kern der Rechnungsverarbeitung im P2P-Prozess: Das System gleicht drei Dokumente miteinander ab – die Bestellung (Purchase Order), den Wareneingangsbeleg und die eingehende Rechnung des Lieferanten. Stimmen alle drei in Menge, Preis und Artikel überein, wird die Rechnung automatisch zur Zahlung freigegeben. Abweichungen gehen in die manuelle Prüfung. Dieser Abgleich, der manuell Minuten pro Rechnung kostet, läuft automatisiert in Millisekunden.
Automatisierungspotenzial im P2P
- Bedarfserfassung: Standardbedarfe werden automatisch per Rahmenvertrag oder Bestandsunterschreitung ausgelöst
- Genehmigungsworkflows: Freigaben nach Betragsgrenzen und Kostenstellen werden automatisch an die richtigen Genehmiger geleitet – mit Erinnerungsfunktion und Eskalation
- Bestellauslösung: Freigegebene Bestellungen werden automatisch als PO erstellt und per EDI oder E-Mail an den Lieferanten übermittelt
- Rechnungseingang: Rechnungen per E-Mail, PDF oder EDI werden per OCR und IDP automatisch erfasst und für den Abgleich aufbereitet
- 3-Wege-Abgleich: PO, Wareneingang und Rechnung werden automatisch verglichen – Übereinstimmungen direkt zur Zahlung, Abweichungen zur manuellen Klärung
- Zahlung: Freigegebene Rechnungen werden automatisch zum optimalen Zahlungszeitpunkt (Skonto nutzen vs. Liquidität erhalten) bezahlt
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen verarbeitet 1.800 Lieferantenrechnungen monatlich. Früher: 2 Vollzeitkräfte für Rechnungseingang, manuelle Prüfung, Freigabeumlauf per E-Mail, manuelle Buchung. Durchlaufzeit pro Rechnung: 12 Tage im Durchschnitt. P2P-Automatisierung: Rechnungen werden per OCR erfasst, 3-Wege-Abgleich läuft vollautomatisch. Ergebnis: 82 Prozent der Rechnungen werden automatisch abgeglichen und freigegeben – Durchlaufzeit 4 Stunden. 18 Prozent mit Abweichungen (falsche Preise, fehlende Lieferreferenz, Mengenabweichungen) gehen in die manuelle Prüfung. Frühzahlungsrabatte (Skonti) werden nun für 71 Prozent aller Rechnungen genutzt statt früher für 23 Prozent. Jährliche Einsparung allein aus genutzten Skonti: 87.000 Euro.
