Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologie, um Schritte eines Geschäftsprozesses ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Regeln, Entscheidungen und Aktionen, die bisher von Menschen manuell durchgeführt wurden, werden von Softwaresystemen übernommen – zuverlässig, konsistent und mit deutlich höherer Geschwindigkeit.
Prozessautomatisierung setzt auf einem digitalisierten Prozess auf: Die Daten müssen maschinenlesbar vorliegen, die Schritte müssen definiert sein, und die relevanten Systeme müssen integriert sein. Wo diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, ist Prozessdigitalisierung der notwendige erste Schritt.
Automatisierungsgrade
- Teilautomatisierung: Einzelne Schritte eines Prozesses laufen automatisch, andere erfordern weiterhin manuelle Eingriffe – z. B. automatische Datenextraktion, aber manuelle Freigabe
- Vollautomatisierung: Der gesamte Prozess läuft ohne menschliches Eingreifen ab – von der Auslösung durch einen Trigger bis zum abgeschlossenen Ergebnis
- Human-in-the-Loop: Der Prozess läuft automatisch, aber bestimmte Entscheidungen oder Ausnahmen werden zur menschlichen Prüfung eskaliert, bevor der Prozess fortgesetzt wird
Technologien der Prozessautomatisierung
- RPA (Robotic Process Automation):Softwareroboter führen regelbasierte Aufgaben in bestehenden Benutzeroberflächen aus – auch ohne API-Zugang zu Systemen
- Workflow-Automatisierung:Plattformen wie Make, Zapier oder n8n verbinden Systeme über APIs und steuern Datenflüsse zwischen Anwendungen
- BPM-Systeme (Business Process Management):Systeme zur Modellierung, Ausführung und Überwachung komplexer Geschäftsprozesse
- KI-gestützte Automatisierung:Ergänzung regelbasierter Automatisierung durch maschinelles Lernen für Klassifikation, Extraktion oder Entscheidungsunterstützung
Voraussetzungen für erfolgreiche Prozessautomatisierung
Nicht jeder Prozess eignet sich gleich gut zur Automatisierung. Besonders geeignet sind Prozesse, die regelbasiert und gut definiert sind, ein hohes Volumen an Wiederholungen haben, strukturierte digitale Daten verarbeiten und stabil sind – also sich nicht ständig ändern. Instabile, schlecht dokumentierte oder stark kontextabhängige Prozesse sind schwieriger zu automatisieren und erfordern mehr Aufwand in der Konzeptionsphase.
Praxisbeispiel
Ein E-Commerce-Unternehmen verarbeitet täglich 500 Bestellungen. Bisher: Bestellung eingeht per Webshop → Mitarbeiter überträgt Daten ins ERP → Lager erhält Kommissionierauftrag per E-Mail → Versanddienstleister wird manuell beauftragt → Kunde erhält manuelle Bestätigung. Nach der Prozessautomatisierung: Webshop-Bestellung löst automatisch einen Workflow aus → ERP-Datensatz wird angelegt → Lager erhält digitalen Kommissionierauftrag → Versandauftrag wird via API übermittelt → Tracking-Link wird automatisch an den Kunden gesendet. Kein manueller Eingriff, Bearbeitungszeit von 4 Stunden auf unter 5 Minuten reduziert.
