Prozessdigitalisierung bezeichnet die Überführung eines bisher analogen oder teilweise digitalen Geschäftsprozesses in eine vollständig digitale Form. Das bedeutet: Alle Daten, die im Prozess entstehen oder verwendet werden, liegen digital vor, werden digital verarbeitet und digital weitergegeben – ohne Medienbrüche wie Papierformulare, manuelle Übertragungen oder isolierte Dateien, die per E-Mail weitergeleitet werden müssen.
Prozessdigitalisierung ist eine Vorstufe zur Prozessautomatisierung: Ein Prozess muss erst vollständig digital sein, bevor er systematisch automatisiert werden kann. Digitalisierung schafft die Datenbasis und die Systemlandschaft, auf der Automatisierung aufbaut.
Stufen der Prozessdigitalisierung
- Stufe 1 – Papierlos:Analoge Dokumente werden durch digitale Formate ersetzt (Scan, PDF, digitales Formular) – der Prozessablauf selbst bleibt manuell
- Stufe 2 – Systemgestützt:Der Prozess wird in einem System abgebildet (z. B. ERP, CRM, Ticketsystem) – Daten sind strukturiert, Schritte sind sichtbar
- Stufe 3 – Integriert:Systeme sind miteinander verbunden, Daten fließen automatisch zwischen Prozessschritten – ohne manuellen Datentransfer
- Stufe 4 – Automatisiert:Prozessschritte werden ohne menschliches Eingreifen ausgeführt – das ist der Übergang zur Prozessautomatisierung
Prozessdigitalisierung vs. Prozessautomatisierung
Prozessdigitalisierung bedeutet: Der Prozess und seine Daten existieren vollständig digital. Menschen führen ihn noch aus – aber in digitalen Systemen statt auf Papier. Prozessautomatisierung bedeutet: Der digitalisierte Prozess wird von Systemen ausgeführt, nicht mehr von Menschen. Digitalisierung ist die Voraussetzung, Automatisierung ist der nächste Schritt.
Typische Herausforderungen
Die häufigsten Hürden bei der Prozessdigitalisierung sind unstrukturierte Daten (Informationen in Freitextfeldern, PDFs oder E-Mail-Texten, die nicht maschinell lesbar sind), fehlende Systemintegration (Systeme, die keine APIs haben oder proprietäre Datenformate nutzen), sowie Widerstand der Mitarbeiter, die gewohnte Abläufe ändern müssen.
Praxisbeispiel
Ein Versicherungsunternehmen nimmt Schadenmeldungen bisher per Papierformular entgegen: Der Kunde füllt ein Formular aus, schickt es per Post, ein Sachbearbeiter tippt die Daten ins System. Prozessdigitalisierung Stufe 1: digitales Online-Formular statt Papier. Stufe 2: Formulardaten werden direkt in das Schadenverwaltungssystem übernommen – kein Abtippen mehr. Stufe 3: Das Schadensystem ist mit der Kundendatenbank und der Policenverwaltung verbunden – Sachbearbeiter sieht sofort alle relevanten Informationen in einer Maske. Die Bearbeitungszeit sinkt von 3 Tagen auf 4 Stunden. Jetzt ist der Prozess bereit für die nächste Stufe: Automatisierung der Standardfälle.
