Prozesskosten bezeichnen die Gesamtheit der Kosten, die bei der Ausführung eines Geschäftsprozesses entstehen. Sie umfassen alle direkten und indirekten Aufwände – Personal, Systeme, Infrastruktur, Fehlerkosten und Overhead – die notwendig sind, um einen Prozess einmal vollständig durchzuführen. Die Prozesskostenrechnung macht diese Kosten sichtbar und vergleichbar, oft ausgedrückt als Kosten pro Transaktion oder Kosten pro Durchlauf.
Prozesskosten sind in vielen Unternehmen weitgehend unsichtbar: Sie verstecken sich in Personalgehältern, Systemkosten und Fehlerfolgekosten, ohne dass jemand weiß, was ein einzelner Bestellvorgang, eine Rechnungsverarbeitung oder eine Supportanfrage tatsächlich kostet. Erst durch systematische Prozesskostenrechnung wird dieser versteckte Aufwand quantifizierbar.
Kostenarten innerhalb eines Prozesses
- Direkte Personalkosten: Zeit der Mitarbeiter, die den Prozess ausführen – multipliziert mit dem internen Kostensatz (Gehalt + Nebenkosten + Overhead)
- Systemkosten: Anteilige Lizenz- und Betriebskosten der genutzten Software und Infrastruktur
- Fehlerkosten: Kosten für Nacharbeit, Korrekturen, Rückfragen und Folgeschäden durch Prozessfehler
- Wartekosten: Indirekte Kosten durch verzögerte Prozesse – z. B. späte Zahlungseingänge, unzufriedene Kunden, verpasste Deadlines
- Koordinationskosten: Aufwand für Abstimmungen, Meetings und Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten
Prozesskostenrechnung als Grundlage für Automatisierungsentscheidungen
Die Prozesskostenrechnung liefert die Datenbasis für den Business Case einer Automatisierung: Wenn die Kosten pro Transaktion heute bei 18 Euro liegen und nach Automatisierung bei 2 Euro, ist der Einspareffekt direkt bezifferbar. Bei 500 Transaktionen pro Monat entspricht das 8.000 Euro monatlicher Einsparung – eine belastbare Zahl für die Investitionsentscheidung.
Häufig zeigt die Prozesskostenrechnung auch überraschende Ergebnisse: Prozesse, die scheinbar einfach sind, erweisen sich als teurer als erwartet – weil Fehlerkosten und Koordinationsaufwand unterschätzt wurden. Umgekehrt können scheinbar komplexe Prozesse günstiger sein als befürchtet.
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen analysiert seine Prozesskosten für die Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen. Ergebnis: Durchschnittliche Bearbeitungszeit je Rechnung: 22 Minuten. Interner Kostensatz Buchhaltung: 55 Euro/Stunde. Direkte Kosten je Rechnung: 20,17 Euro. Hinzu kommen Fehlerkosten (ca. 8 Prozent der Rechnungen enthalten Fehler, Nacharbeitsaufwand je Fehler: 45 Minuten) = zusätzlich 3,30 Euro je Rechnung im Durchschnitt. Gesamte Prozesskosten: ca. 23,50 Euro je Rechnung. Bei 400 Rechnungen pro Monat: 9.400 Euro monatlich. Nach Automatisierung: 1,80 Euro je Rechnung. Einsparung: 7.480 Euro pro Monat. Die Prozesskostenrechnung macht die Entscheidung eindeutig.
