Stammdaten

Stammdaten sind die grundlegenden, langfristig stabilen Referenzdaten eines Unternehmens, die die Kernobjekte des Geschäftsbetriebs beschreiben: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter, Kostenstellen, Konten, Standorte. Im Gegensatz zu Bewegungsdaten (die einzelne Transaktionen beschreiben) ändern sich Stammdaten selten – aber wenn sie falsch oder inkonsistent sind, propagiert sich dieser Fehler in alle Prozesse und Transaktionen, die auf ihnen aufbauen.

Stammdaten sind das Fundament jeder Automatisierungslösung: Ein Bestellworkflow referenziert Lieferantenstammdaten. Ein Rechnungsworkflow referenziert Kundenstammdaten. Ein Produktionsworkflow referenziert Artikelstammdaten. Wenn dieses Fundament fehlerhaft, unvollständig oder inkonsistent ist, werden alle darauf aufbauenden Automatisierungen fehlerhaft arbeiten – unabhängig davon, wie gut die Workflow-Logik implementiert ist.

Stammdaten vs. Bewegungsdaten

Langfristig stabil
Referenzdaten: Wer, Was, Wo
Selten geändert
Beispiele: Kunden, Artikel, Lieferanten
Fehler wirken systemweit
Zentral verwaltet (MDM)

Bewegungsdaten

Transaktional, kurzlebig
Ereignisdaten: Was ist passiert?
Häufig erzeugt und geändert
Beispiele: Bestellungen, Zahlungen, Logs
Fehler wirken lokal begrenzt
Dezentral, hochvolumig

Master Data Management (MDM)

1 Erfassung & Standardisierung: Stammdaten werden nach einheitlichen Regeln und Formaten erfasst – Adressformat, Schreibweisen, Pflichtfelder

2 Deduplizierung: Duplikate werden erkannt und zusammengeführt – ein Kunde, ein Datensatz, auch wenn er in mehreren Systemen angelegt wurde

3 Qualitätssicherung: Datensätze werden auf Vollständigkeit, Gültigkeit und Konsistenz geprüft – automatisch und durch manuelle Reviews

4 Verteilung: Bereinigte Stammdaten werden als Single Source of Truth an alle anderen Systeme synchronisiert – ERP, CRM, Webshop erhalten denselben Datensatz

5 Governance: Klare Regeln, wer Stammdaten anlegen, ändern und löschen darf – und welche Freigabeprozesse gelten

Praxisbeispiel

Ein Hersteller mit 4.200 aktiven Artikeln und 800 Lieferanten hat seine Stammdaten über Jahre organisch in ERP, CRM und Webshop gepflegt. Ergebnis: 340 Artikel existieren in mehreren Varianten mit leicht unterschiedlichen Bezeichnungen. 180 Lieferantendatensätze haben veraltete oder fehlende Bankverbindungen. Artikel-Beschreibungen im Webshop sind für 28 Prozent der Artikel nicht aktuell. MDM-Projekt: Zunächst ERP als führendes Stammdatensystem definiert. Automatischer täglicher Abgleich: Differenzen zwischen ERP und CRM/Webshop werden in einem Report sichtbar gemacht. Duplikat-Workflow: Artikel mit ähnlichen Bezeichnungen werden zur manuellen Prüfung vorgelegt. Nach 6 Monaten: Datenkonsistenz-Quote von 71 auf 96 Prozent gestiegen. Automationsquote im O2C-Prozess: von 68 auf 89 Prozent.