Time Savings – Zeitersparnis – bezeichnet die Reduktion des Zeitaufwands für die Ausführung eines Prozesses oder einer Aufgabe durch Automatisierung, Optimierung oder Effizienzsteigerung. Time Savings sind eine der direktesten und kommunikationsstärksten Kennzahlen im Automatisierungskontext: Sie übersetzen technische Verbesserungen in eine universell verständliche Einheit – Zeit – und machen den Wertbeitrag einer Automatisierung sowohl für Fachbereiche als auch für die Geschäftsführung unmittelbar greifbar.
Time Savings entstehen auf zwei Ebenen: Auf der Prozessebene läuft ein Vorgang schneller durch das System (Durchlaufzeit sinkt). Auf der Personalebene verbringt ein Mitarbeiter weniger Zeit mit einer bestimmten Aufgabe (Bearbeitungszeit sinkt). Beide Dimensionen sind relevant und sollten getrennt gemessen werden, weil sie verschiedene Konsequenzen haben.
Wo Zeitersparnis in Prozessen entsteht
Zeitanteile typischer manueller Prozesse
Daten suchen & zusammenstellen
25–40 %
Daten übertragen & eingeben
20–35 %
Prüfen & genehmigen
15–25 %
Nachfragen & koordinieren
10–20 %
Eigentliche Wertschöpfung
10–20 %
Time Savings im Business Case kommunizieren
Zeitersparnis ist das kommunikationsstärkste Argument im Business Case, weil es sofort nachvollziehbar ist. Die Formel: Eingesparte Zeit pro Vorgang × Anzahl Vorgänge pro Jahr = Gesamtzeiteinsparung pro Jahr. Diese Stunden × Vollkosten pro Stunde = monetarisierte Zeitersparnis. Zusätzlich hat die Zeitersparnis einen qualitativen Wert: Wenn Mitarbeiter weniger Zeit mit Dateneingabe verbringen, haben sie mehr Zeit für Kunden, Analyse und strategische Aufgaben – ein Wert, der sich nicht immer direkt monetarisieren lässt, aber dennoch real ist.
Praxisbeispiel
Eine HR-Abteilung automatisiert den monatlichen Gehaltsabrechnungs-Datenprozess. Vorher: 3 Mitarbeiter verbringen je 6 Stunden monatlich damit, Daten aus vier verschiedenen Systemen manuell zusammenzuführen und in das Lohnbuchhaltungssystem einzutragen. Gesamtaufwand: 18 Stunden/Monat = 216 Stunden/Jahr. Nachher: Automatischer Datenabruf, Transformation und Import – Mitarbeiteraufwand: 30 Minuten/Monat für Prüfung und Freigabe. Zeitersparnis: 16,5 Stunden/Monat = 198 Stunden/Jahr. Bei 45 Euro Vollkosten/Stunde: 8.910 Euro Jahreseinsparung allein durch diesen einen kleinen Prozess. Und die HR-Mitarbeiter haben jeden Monat 16,5 Stunden mehr für strategische Personalarbeit.
