Ein Trigger ist ein Ereignis oder eine Bedingung, die den Start eines automatisierten Workflows oder Prozesses auslöst. Ohne Trigger läuft kein automatisierter Prozess – der Trigger ist der Startschuss, der das System anweist: „Jetzt ist es Zeit, diesen Workflow auszuführen.“ Er ist damit der erste und grundlegendste Baustein jeder Automatisierung.
Trigger können technischer oder fachlicher Natur sein: Ein eingehender Webhook ist ein technischer Trigger, eine abgelaufene Zahlungsfrist ist ein fachlicher Trigger. In der Automatisierungsplattform werden fachliche Trigger immer in technische übersetzt – die Plattform überwacht Systeme, Zeitpläne oder Datenzustände und reagiert, wenn die definierte Bedingung eintritt.
Triggertypen im Überblick
Zeitbasierte Trigger
- Täglich um 06:00 Uhr
- Jeden Montag
- Am 1. des Monats
- Alle 15 Minuten
- Cron-basierte Zeitpläne
Ereignisbasierte Trigger
- Neue E-Mail empfangen
- Formular abgesendet
- Datei hochgeladen
- Webhook eingehend
- Datenbankänderung
Statusbasierte Trigger
- Bestellstatus ändert sich
- Lagerbestand unterschritten
- Zahlung überfällig
- Ticket unbeantwortet
- SLA-Grenze erreicht
Manuelle Trigger
- Button-Klick im System
- API-Call durch Nutzer
- Webhook manuell gesendet
- Genehmigung erteilt
- Formular manuell ausgelöst
Trigger und Polling vs. Push
Technisch gibt es zwei grundlegende Mechanismen, wie ein Trigger ausgelöst wird. Beim Polling prüft die Automatisierungsplattform in regelmäßigen Abständen aktiv, ob eine Bedingung eingetreten ist – zum Beispiel ob eine neue E-Mail angekommen ist. Das ist ressourcenintensiver, aber für Systeme ohne Push-Fähigkeit notwendig. Beim Push-Mechanismus (Webhook) informiert das Quellsystem die Automatisierungsplattform aktiv, sobald ein Ereignis eintritt – das ist effizienter und nahezu in Echtzeit.
Qualität des Triggers als Erfolgsfaktor
Die Präzision eines Triggers bestimmt maßgeblich die Zuverlässigkeit der gesamten Automatisierung. Ein zu breiter Trigger – der bei zu vielen Ereignissen auslöst – erzeugt unnötige Workflow-Ausführungen und verbraucht Ressourcen. Ein zu enger Trigger – der wichtige Ereignisse übersieht – führt zu unvollständiger Automatisierung. Die sorgfältige Definition der Trigger-Bedingungen ist deshalb ein kritischer Schritt im Design jedes automatisierten Workflows.
Praxisbeispiel
Ein SaaS-Unternehmen hat fünf verschiedene Trigger für fünf verschiedene Automatisierungen: (1) Zeitbasiert – jeden Morgen um 07:00 Uhr wird ein Tagesbericht aus dem Dashboard generiert und per E-Mail an die Führungskräfte gesendet. (2) Ereignisbasiert – sobald ein neuer Nutzer sich registriert, startet eine Onboarding-E-Mail-Sequenz. (3) Statusbasiert – wenn ein Support-Ticket 24 Stunden lang unbeantwortet bleibt, wird automatisch eskaliert. (4) Webhook – wenn ein Zahlungsanbieter eine erfolgreiche Zahlung meldet, wird die Lizenz sofort freigeschaltet. (5) Manuell – wenn ein Account Manager einen Knopf im CRM drückt, wird ein personalisiertes Angebot per E-Mail versandt. Jede dieser Automatisierungen beginnt mit dem richtigen Trigger für den richtigen Anlass.
