Validierung bezeichnet die automatisierte Prüfung von Daten oder Eingaben auf Korrektheit, Vollständigkeit und Konsistenz – bevor diese Daten verarbeitet, gespeichert oder an ein Zielsystem weitergeleitet werden. Sie ist das erste Qualitätssicherungstor in einem automatisierten Prozess: Daten, die die Validierung nicht bestehen, werden zurückgewiesen, markiert oder in einen Ausnahme-Workflow geleitet – anstatt fehlerhafte Informationen in Systeme einzuspeisen, wo sie Folgefehler und Inkonsistenzen verursachen würden.
Das Grundprinzip der Validierung lautet: Fehler so früh wie möglich erkennen – idealerweise am Eingang des Prozesses, bevor Folgesysteme betroffen sind. Ein Validierungsfehler am Anfang kostet wenig; derselbe Fehler, der unerkannt durch drei Systeme gewandert ist, kostet ein Vielfaches mehr an Korrektursaufwand.
Validierungsarten
Vollständigkeitsprüfung
- Pflichtfelder vorhanden?
- Keine leeren Werte?
- Mindestanzahl von Elementen?
Formatprüfung
- Datum im richtigen Format?
- E-Mail-Adresse syntaktisch korrekt?
- IBAN-Struktur valide?
Wertebereichsprüfung
- Betrag > 0?
- Menge innerhalb erlaubtem Bereich?
- Datum nicht in der Vergangenheit?
Konsistenzprüfung
- Startdatum vor Enddatum?
- Steuernummer zu Land passend?
- Lieferadresse vollständig?
Referenzprüfung
- Lieferant in Stammdaten?
- Kostenstelle im ERP bekannt?
- Produktnummer existiert?
Plausibilitätsprüfung
- Betrag ungewöhnlich hoch?
- Menge unrealistisch groß?
- Doppelter Datensatz?
Validierung und Exception Handling
Validierung und Exception Handling arbeiten eng zusammen: Die Validierung erkennt, dass ein Datensatz die definierten Regeln nicht erfüllt. Das Exception Handling definiert, was mit diesem invaliden Datensatz passiert – Ablehnung mit Fehlermeldung an den Einsender, Weiterleitung in eine manuelle Prüfqueue, automatische Korrektur wenn möglich, oder Protokollierung und Überspringen. Die Qualität eines Validierungskonzepts zeigt sich darin, wie präzise Validierungsfehler klassifiziert und behandelt werden – nicht nur darin, dass sie erkannt werden.
Validierung als Schutzschicht vor der Automatisierung
In vollautomatisierten Prozessen ist Validierung besonders kritisch: Ein Mensch, der Daten manuell verarbeitet, bemerkt intuitiv, wenn etwas nicht stimmt – eine Rechnung mit einem negativen Betrag oder einer fiktiven Lieferantennummer fällt auf. Ein automatisierter Prozess ohne Validierung verarbeitet diese Daten ohne Zögern – und schreibt sie direkt in das ERP, löst eine Zahlung aus oder generiert einen falschen Bericht. Validierung ist das digitale Pendant des menschlichen gesunden Menschenverstands.
Praxisbeispiel
Ein automatisierter Rechnungseingangsprozess validiert jeden Datensatz in vier Stufen: (1) Vollständigkeit: Rechnungsnummer, Lieferanten-ID, Betrag und Datum vorhanden? (2) Format: Datum im ISO-Format? Betrag eine positive Zahl? (3) Referenz: Lieferant in der ERP-Datenbank bekannt? Kostenstelle existiert? (4) Plausibilität: Betrag mehr als 10 Prozent höher als der letzte Rechnungsbetrag dieses Lieferanten? → Warnung. Ergebnis: Von 1.200 Rechnungen pro Monat scheitern durchschnittlich 38 die Validierung. 31 davon werden durch automatische Korrekturroutinen behoben (Datumsformat korrigiert, Lieferant per Fuzzy-Match gefunden). 7 gehen in die manuelle Prüfqueue. Kein fehlerhafter Datensatz gelangt unkontrolliert ins ERP.
