Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist eine Softwareplattform zur Steuerung und Verwaltung aller warenrelevanten Prozesse in einem Handels- oder Produktionsunternehmen: Einkauf, Lagerung, Bestandsverwaltung, Verkauf und Logistik. Es bildet den physischen Warenfluss digital ab – von der Bestellung beim Lieferanten über den Wareneingang, die Lagerung und die Kommissionierung bis zur Auslieferung an den Kunden.
Das Warenwirtschaftssystem ist der operative Kern für Unternehmen, die physische Produkte handeln oder produzieren: Es kennt jederzeit den aktuellen Lagerbestand jedes Artikels, die offenen Bestellungen, die geplanten Lieferungen und den aktuellen Verkaufsstatus. Für Automatisierungsprojekte im Handel und in der Logistik ist das WaWi fast immer das zentrale Kernsystem.
Kernbereiche der Warenwirtschaft
Artikel
Artikelstamm, Varianten, Barcodes, Preise, Lieferanten-Zuordnung
Einkauf
Bestellvorschläge, Bestellungen, Wareneingang, Lieferantenbewertung
Lager
Bestandsführung, Lagerplätze, Inventur, Mindestbestände, Chargen
Verkauf
Aufträge, Kommissionierung, Lieferscheine, Retouren, Preisfindung
Logistik
Versandabwicklung, Tracking, Frachtkosten, Lieferanten-EDI
Reporting
Lagerumschlag, Renner/Penner-Analyse, Einkaufsauswertungen
Warenwirtschaft als Automatisierungs-Hub
Das WaWi ist für Handelsbetriebe das Herzstück der Automatisierungslandschaft – analog zum ERP in Industrieunternehmen. Automatisierungsszenarien, die direkt am WaWi ansetzen: automatische Bestellvorschläge bei Unterschreiten von Meldebeständen, Direktübertragung von Webshop-Bestellungen ins WaWi (ohne manuelle Erfassung), automatische Inventurauslösung, Preissynchronisation zwischen WaWi und E-Commerce-Plattform sowie automatische Übergabe von Lieferdaten an Versanddienstleister.
Praxisbeispiel
Ein Modeeinzelhändler betreibt einen stationären Laden und einen Webshop mit demselben Sortiment. Früher: Lagerbestände werden täglich manuell zwischen WaWi (JTL) und Shopify synchronisiert – mit stündlichen Bestandsabweichungen und regelmäßigen Überverkäufen. Automatisierung: Make-Workflow synchronisiert Bestände alle 5 Minuten bidirektional zwischen JTL und Shopify. Neue Bestellungen aus Shopify werden innerhalb von 60 Sekunden automatisch in JTL angelegt. Wenn ein Bestand auf 0 fällt, wird der Artikel im Webshop sofort als ausverkauft markiert. Automatischer Bestellvorschlag an Einkauf, wenn ein Artikel unter den Meldebestand fällt. Überverkäufe: von 3–5 pro Woche auf 0 reduziert. Manuelle Synchronisationsarbeit: vollständig eliminiert.
