Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren mit derselben Software. Sie enthält wichtige Daten, die Mitarbeiter kennen das System und zahlreiche Geschäftsprozesse hängen davon ab.
Trotzdem passt die Software häufig nicht mehr zu den heutigen Anforderungen.
Daten müssen manuell übertragen werden. Excel-Tabellen gleichen fehlende Funktionen aus. Mitarbeiter wechseln ständig zwischen verschiedenen Anwendungen. Informationen werden mehrfach erfasst und Prozesse an die Möglichkeiten der Software angepasst – statt umgekehrt.
Ein vollständiger Austausch erscheint jedoch zu aufwendig, teuer oder riskant.
Die gute Nachricht: Zwischen „weiter ärgern“ und „komplett austauschen“ gibt es weitere Möglichkeiten.
Bestehende Software muss nicht immer ersetzt werden
Ältere Unternehmenssoftware kann technisch durchaus weiterhin ihren Zweck erfüllen. Problematisch sind häufig fehlende Funktionen, unzureichende Schnittstellen oder historisch gewachsene Prozesse.
Bevor eine komplette Softwaremigration geplant wird, sollte deshalb geprüft werden, welche konkreten Probleme im Arbeitsalltag entstehen.
Möglicherweise lässt sich die vorhandene Software erweitern, mit anderen Systemen verbinden oder durch individuelle Anwendungen ergänzen.
Bestehende Software mit anderen Systemen verbinden
Ein typisches Problem sind manuelle Datenübertragungen.
Mitarbeiter exportieren beispielsweise Daten aus einem System, bearbeiten sie in Excel und übertragen die Ergebnisse anschließend in eine andere Software.
Solche Medienbrüche verursachen Arbeitsaufwand und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
Verfügt die bestehende Software über geeignete Schnittstellen, können Systeme direkt miteinander verbunden werden. Daten werden dann automatisch übertragen und weiterverarbeitet.
Auch individuelle Schnittstellen oder zusätzliche Softwarekomponenten können bestehende Systeme sinnvoll ergänzen.
Auch ältere Software lässt sich automatisieren
Fehlen moderne Schnittstellen, bedeutet dies nicht automatisch, dass keine Automation möglich ist.
Abhängig von der eingesetzten Software können alternative Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten genutzt werden. Dadurch lassen sich selbst Arbeitsschritte in älteren Anwendungen teilweise automatisieren.
Welche technische Lösung sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen System, Prozess und den vorhandenen Zugriffsmöglichkeiten ab.
Deshalb sollte zunächst die bestehende Softwarelandschaft analysiert werden, bevor über einen vollständigen Austausch entschieden wird.
Excel-Notlösungen reduzieren
Ein deutliches Warnsignal sind zahlreiche zusätzliche Excel-Tabellen.
Werden Daten regelmäßig aus der Unternehmenssoftware exportiert, in Excel weiterverarbeitet und anschließend wieder zurückübertragen, deutet dies häufig darauf hin, dass Software und Geschäftsprozess nicht mehr optimal zusammenpassen.
Genau hier kann eine Kombination aus Software-Anpassung und Prozessautomatisierung ansetzen.
Bestehende Funktionen bleiben erhalten. Fehlende Funktionen werden ergänzt. Wiederkehrende Datenübertragungen werden automatisiert.
Bestehende Software zukunftsfähiger machen
Eine Anpassung bietet gleichzeitig die Gelegenheit, die vorhandene Software besser in eine moderne IT-Architektur einzubinden.
Dabei können Schnittstellen geschaffen, Datenflüsse strukturiert und Automationen so aufgebaut werden, dass spätere Systeme oder neue Technologien leichter integriert werden können.
So muss aus einer ungeliebten Software nicht zwangsläufig ein kostspieliges Migrationsprojekt werden.
Manchmal ist es wirtschaftlicher, das vorhandene System gezielt zu ergänzen und die Prozesse darum herum professionell zu automatisieren.
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