Branchen- & Systemlösungen

Direkt einsetzbare Automationen für spezifische Systeme und Branchen.
Unsere Lösungen sind praxisbewährt und lassen sich in bestehende Strukturen integrieren und später erweitern.

Individuelle Automations-Lösungen für nahezu jede Branche

Jedes Unternehmen arbeitet mit eigenen Prozessen, Software-Lösungen und Anforderungen. Deshalb nutzt PolePosition Automation keine Standardsoftware, sondern individuelle Automations-Lösungen, die exakt auf die Geschäftsprozesse unserer Kunden abgestimmt sind.
Unsere Systeme lassen sich in bestehende IT-Landschaften integrieren und zukünftig erweitern.

Ob mittelständisches Unternehmen, Dienstleistungsunternehmen oder Fitnessstudio oder Kanzlei – wir automatisieren wiederkehrende Prozesse, verbinden bestehende Systeme miteinander und schaffen durchgängige digitale Workflows. Die nachfolgenden Beispiele zeigen einen kleinen Ausschnitt der Branchen und Einsatzbereiche, für die wir bereits Lösungen entwickelt haben.

Unsere Lösungen bestehend aus professionellen Automationen, KI-Integrationen, bei Bedarf Individual-Software/App-Entwicklungen – bis hin zu Datenbank-Lösungen.

Administration

Administration kostet Geld. Gemeinhin sie nicht als wertschöpfend oder sogar als Kostenfresser. Daher ist es besonders wichtig, in diesen Bereichen Kosten signifikant zu reduzieren. PolePosition automatisiert administrative Geschäftsprozesse und reduziert den manuellen Aufwand für wiederkehrende Büro- und Verwaltungsaufgaben.
Ob Dokumentenmanagement, Datenerfassung, eMail-Verarbeitung, Terminverwaltung, Rechnungsprozesse, Freigabeworkflows, Stammdatenpflege oder die Synchronisation zwischen verschiedenen Softwarelösungen – unsere Automationen übernehmen zeitaufwendige Routinearbeiten zuverlässig und ohne Medienbrüche. Individuell Ihren Anforderungen entsprechend.

Bestehende ERP-, CRM-, DMS- und Microsoft-365-Systeme werden intelligent miteinander vernetzt, sodass Informationen automatisch verarbeitet und Geschäftsprozesse effizient gesteuert werden.
Zukunftsorientierte Unternehmen reduzieren ihren Verwaltungsaufwand, vermeiden manuelle Fehler und schaffen mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten.

ERP- und CRM-Systeme

PolePosition Automation entwickelt individuelle ERP- und CRM-Automationen, die bestehende Unternehmens-Software intelligent miteinander verbinden und manuelle Arbeitsabläufe automatisieren. Ob Notion, HubSpot, Zoho CRM, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, SAP, Microsoft 365, DATEV oder Magicline – unsere Lösungen integrieren bestehende Systeme nahtlos und schaffen durchgängige digitale Prozesse. Daten werden automatisch synchronisiert, Workflows gestartet und Informationen in Echtzeit zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht. Unternehmen reduzieren doppelte Dateneingaben, vermeiden menschliche Fehler und steigern die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse durch professionelle ERP- und CRM-Integration.

Bisher nicht vorhanden Funktionen in Ihren Standard-Softwaren können wir für Sie entwickeln, so dass wir Ihre aktuelle Software Ihrem Bedarf anpassen und Ihre Prozesse sich nicht den Funktionen und Workflows Ihrer Software unterordnen müssen.

Sie definieren Ihre Ziel und wir liefern die technischen Voraussetzungen für optimale bedarfsgerechte Lösungen.

Wissens-Management

PolePosition Automation entwickelt intelligente Lösungen für ein zentrales Wissens-Management, mit dem Unternehmen ihr Know-how dauerhaft sichern und jederzeit verfügbar machen. Arbeitsanweisungen, Prozess-Dokumentationen, Schulungsunterlagen, Unternehmensrichtlinien, Checklisten und interne Dokumente werden in einer zentralen Wissens-Datenbank zusammengeführt und intelligent vernetzt.
Mitarbeiter erhalten Antworten auf ihre Fragen innerhalb weniger Sekunden über KI-gestützte Wissensabfragen und inteligente Suchfunktion. Dadurch werden Onboarding, Mitarbeiterschulungen, interne Kommunikation und Wissenssicherung deutlich effizienter.

Knowledge-Management bildet das Herz jeder professionellen Unternehmens-Automation. Gespeichertes Unternehmenswissen wird klassifiziert gespeichert und über individuell abgestimmte Berechtigungs-Lösungen gezielt verfügbar gemacht. Für die Geschäftsleitung, einzelne Abteilungen, bis hin zum Kunden, wenn dies gewünscht ist.

PolePosition Automation entwickelt zukunftssichere Lösungen, welche Transparenz schaffen, Basis für vielfältige Automations-Lösungen bieten, Kosten senken und Ihren Unternehmenswert nachhaltig steigern.

Vertrieb

PolePosition Automation automatisiert Vertriebsprozesse. Entlang der Customer Journey – von der Leadrecherche, über die Leadgenerierung, Leadqualifizierung, CRM, automatisierte Kommunikation, bis zum erfolgreichen Vertragsabschluss.
Kundenanfragen aus Websites, Landingpages, eMails, SocialMedia oder Werbekampagnen werden automatisch erfasst, qualifiziert und in bestehende CRM-Systeme übernommen. Angebote, Terminvereinbarungen, Follow-up-eMails, Erinnerungen und Vertriebsaufgaben werden automatisiert ausgelöst.
Außerdem können wir auch beliebig viele KI-Telefon-Agenten schaffen und in Ihre Abläufe integrieren, so dass auch Ihre telefonische Kommunikation automatisiert werden kann.
Durch intelligente Vertriebs-Automatisierung und digitale Verkaufsprozesse gewinnen Vertriebsteams mehr Zeit für Kundengewinnung, Beratungen und den erfolgreichen Abschluss neuer Projekte.
Mithilfe von KI-gestütztem Wissens-Management und intelligenten Suchfunktionen erhalten Mitarbeiter zuverlässige und präzise Antworten auf ihre Fragen innerhalb weniger Sekunden. Diese Beantwortung-Funktion können wir auch z. B. auf Ihrer Website für Ihre Kunden integrieren.
Auch Onboarding, Mitarbeiterschulungen, interne Kommunikation und Wissenssicherung werden durch professionelles Wissens-Management wesentlich effizienter.

Im Sales können wir Sie vielfältig unterstützen durch professionelle Automationen. Dies schafft zufriedenere Kunden, zufriedenere Mitarbeiter und spart Kosten erheblich ein.

Neben sehr guter Entwicklungskompetenz für Automationen und Software verfügt PolePosition über umfangreiche langjährige Erfahrung in verschiedensten Bereich des Vertriebs.

Marketing

PolePosition Automation automatisiert auch wiederkehrende Marketingprozesse und verbindet z. B. Websites, Landingpages, CRM-Systeme, Newsletter-Software, Google Ads, MetaAds, Formulare und weitere Marketingplattformen zu einer leistungsfähigen Gesamtlösung. Leads werden automatisch verarbeitet, Zielgruppen segmentiert, Kampagnen gestartet und Informationen zwischen verschiedenen Systemen synchronisiert.
Durch professionelle Marketing Automation und intelligente Workflows werden Marketingprozesse beschleunigt, Streuverluste reduziert und Interessenten effizient bis zur Vertriebsübergabe begleitet.

Im Marketingbereich können wir für Sie vielfältige Tätigkeiten überwiegend vollständig automatisieren, was für Sie einen erheblichen Effizienzgewinn darstellt.

PolePosition verbindet fundiertes Entwickler-Know-how im Bereich Automation, Software und Apps mit langjähriger Praxiserfahrung in der Marketingwelt.

LegalTech

PolePosition Automation entwickelt intelligente LegalTech-Lösungen für Rechtsanwaltskanzleien, Patentanwaltskanzleien, Notariate, Inkassounternehmen sowie Rechtsabteilungen von Unternehmen. Unsere professionellen Automations-Lösungen arbeiten eigenständig oder integrieren sich nahtlos in bestehende Kanzleisoftware, Dokumenten-Management-Systeme (DMS), ERP-, CRM- und Microsoft-365-Umgebungen. Wiederkehrende Arbeitsabläufe wie Mandantenkommunikation, Dokumentenverarbeitung, Fristenmanagement, Aktenverwaltung, Datenabgleich und interne Freigabeprozesse werden automatisiert und intelligent miteinander verknüpft.
Dadurch reduzieren Kanzleien ihren Verwaltungsaufwand erheblich, beschleunigen die Bearbeitung juristischer Vorgänge signifikant und schaffen durchgängige digitale Prozesse.
Dadurch lässt sich zukünftig das gleiche Arbeitsvolumen mit weniger Mitarbeitern erledigen bzw mit der gleichen Anzahl ein deutlich höheres Mandatsvolumen.

Steuerberater & Wirtschaftsprüfer

Automatisierung von Mandantenkommunikation, Dokumentenaustausch, Fristenmanagement, DATEV-Prozessen, internen Workflows und digitalen Freigaben.
Auch die Konvertierung von Daten für den Austausch zwischen verschiedenen Systemen, wie DATEV, Lexware, Sage, Dynamics, Addison, Diamant, Sevdesk, … lösen wir zuverlässig.

Durch professionelle Automations-Lösungen gewinnen Sie freie Kapazitäten, um – über die klassischen Steuerberatungs-Leistungen hinaus – weitere gewinnbringende ergänzende Dienstleistungen anzubieten.

Fitness-Branche

PolePosition Automation entwickelt individuelle Automations-Lösungen auch für Fitnessstudios, Fitnessketten, EMS-Studios, Physiotherapie-Praxen sowie Gesundheits- und Freizeitanlagen.
Unsere Lösungen ergänzen bestehende Fitnessstudio-Software und Mitgliederverwaltungs-Systeme wie z. B. Magicline, BSPORT, Virtuagym, Octiv, agile, memo.check, CenterCom … automatisieren administrative und kommunikative Geschäftsprozesse, Marketing, Vertrieb etc. Dazu gehören unter anderem die Mitgliederkommunikation (eMail, WhatsApp, SMS etc), Lead-Bearbeitung, Termin- und Kursverwaltung, Vertragsprozesse, Rechnungsabläufe sowie die intelligente Vernetzung mit verschiedenen Softwaren.
So werden Verwaltungsaufgaben reduziert und Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet. Dies spart nicht nur Kosten, sondern sorgt auch für eine deutliche Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter.

weitere Branchen

Neben den dargestellten Einsatzbereichen entwickelt PolePosition individuelle Automations-Lösungen für vielfältige Branchen und Unternehmensbereiche. Da jede Lösung an bestehende Prozesse, Infrastruktur und Software angepasst wird, sind die Möglichkeiten fast grenzenlos.

Ob Fertigung, Handel, Dienstleistung oder öffentliche Verwaltung – wiederkehrende manuelle Abläufe lassen sich in fast jedem Bereich identifizieren und automatisieren: von der Buchhaltung über das Personalwesen bis hin zum Kundenservice.

Z. B. in unserem Automations-Workshop können wir gemeinsam Ideen für Ihre individuellen Automationen entwickeln. Dabei zeigen wir Ihnen konkrete Möglichkeiten auf, beantworten Ihre Fragen und erarbeiten gemeinsam eine passende Roadmap – unverbindlich und auf Augenhöhe.

Die Grenzen der Automations-Möglichkeiten sind lediglich Ihre Wünsche.

Industrie & Maschinenbau

Entwicklungs- und Produktionsprozesse, Qualitätssicherung, Dokumentation, Wartungsprozesse, Serviceabläufe und interne Freigaben sind mit erheblichem manuellem Aufwand und der Abhängigkeit von Mitarbeitern verbunden.
Automationen schaffen einen erhebliche Effizienzgewinn. Erfahrungsgemäß sind bis zu 80 % Kosteneinsparung möglich.

Je teurer der Wirtschaftsstandort, desto relevanter sind Einsparungen. Gerade in der deutschen Industrie, insbesondere im Maschinenbau, ist mittlerweile nicht mehr nur gute technische Kompetenz entscheidend, sondern die Kostenstruktur ist maßgeblich, oftmals sogar entscheidend für den Fortbestand von Unternehmen am Standort Deutschland.
Personalressourcen von repetitiven Tätigkeiten zu entlasten und für wertschöpfende Aufgaben freizusetzen oder Stellen einzusparen ist entscheidend.

Mit professionellen Automations-Lösungen sorgen wir für hohe Qualität, Sicherheit und Transparenz Ihrer Prozesse. Bei maximaler Optimierung zur Effizienz-Steigerungen und Kosten-Einsparungen.

Gesundheitswesen

Automatisierung administrativer Prozesse für Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Physiotherapie-Praxen, Therapiezentren und medizinische Dienstleister – von der Terminorganisation bis zur Patientenkommunikation.

Mit sensible Gesundheitsdaten muss verantwortungsbewusst umgegangen werden. PolePosition Automation kennt die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Verarbeitung von Patentiendaten und beachtet diese sorgsam.
Das Qualitätsmanagement von PolePosition ist DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Die DIN EN ISO 27001-Zertifizierung befindet sich in Vorbereitung. Darüber hinaus besteht jahrelange Erfahrung mit der DIN EN ISO 13485.

Hotellerie & Gastronomie

In Hotellerie und Gastronomie ist die Steigerung der Effizienz, weniger Abhängigkeit von Mitarbeitern und Einsparung von Kosten existentiell.

Automatisierte Reservierungsprozesse, Gästekommunikation, Event-Management, CRM-Prozesse, Marketing-Automation und interne Verwaltungsabläufe.
Und das bei Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Je weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen und mehr Kosten ansteigen, desto relevanter sind Einsparungen.

Immobilienwirtschaft

Automatisierung von Immobilienanfragen, Interessenten-Management, Besichtigungsterminen, Dokumentenprozessen sowie der Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Interessenten und Gewerken.

Bisher haben nur wenige Unternehmen in der Immobilienwirtschaft erkannt, dass das Einsparungspotential durch Automationen bei bis zu 80 % liegt.
In dieser Branche ist es möglich, durch Unternehmens-Automationen erhebliche Wettbewerbsvorteile zu erzielen, da die meisten Unternehmen ihre Möglichkeiten bisher nicht erkannt haben.

Versicherungen & Finanzdienstleister

Digitale Kundenkommunikation, Dokumenten-Management, Angebotsprozesse, Terminvereinbarungen, Lead Management sowie automatisierte Verwaltungs- und Serviceprozesse.

Dieser verwaltungslastige – oftmals noch papierlastige – Branche ist prädestiniert für die Automatisierung von Prozessen.
Durch strategische Automationen sind erhebliche Einsparungen realisierbar.

eCommerce & Online-Handel

Der Online-Markt ist hart umkämpft und steht erheblich unter Kosten- und Margendruck.
Die wirksame Senkung von Kosten ist die Lösung. So kann z. B. der Kunden-Support um bis zu 80 % automatisiert werden kann.
Automatisierung von Bestellprozessen, Kundenservice, Produktdatenpflege, Lagerkommunikation, Retourenmanagement sowie der Anbindung von Shop-, ERP- und CRM-Systemen.

Logistik & Transport

Kostendruck in Logistik und Transport sind allgegenwärtig.
Eine wirksame Lösung sind sinnvolle Automatisierungen. Von Disposition, interaktive Echtzeit-Routenplanung, Dokumentation, Statusmeldungen, Auftragsverwaltung, Fahrerkommunikation, … und Schnittstellen zwischen verschiedenen Logistiksystemen.

Steigende Kosten können wirksam mit Effizienzgewinn durch Automationen entgegnet werden.

Großhandel & B2B-Handel

Z. B. digitale Angebotsprozesse, Bestellabwicklung, CRM-Automatisierung, Lieferantenkommunikation, Lagerprozesse und ERP-Integration helfen die Effizienz wirksam zu steigern, Geschwindigkeit zu erhöhen und Kosten zu senken.

Insbesondere Aufgaben in der Kundenbetreuung und der Administration können wirksam automatisiert werden, um Kosten dauerhaft einzusparen.

Dienstleistungsunternehmen

Dienstleister haben mit steigenden Kosten zu kämpfen.

Gerade Tätigkeiten im Kundenservice und in der Administration lassen sich effektiv automatisieren – mit dem Effekt nachhaltiger Kosteneinsparungen.
Die Automatisierung von Kundenanfragen, Terminplanung, Projektmanagement, Rechnungswesen, Dokumentenmanagement und internen Geschäftsprozessen hilft, die Effizienz zu steigern.

Handwerk

Digitale Auftragsbearbeitung, Terminplanung, Baustellenkommunikation, Dokumentenmanagement, Angebots- und Rechnungsprozesse sowie Kundenkommunikation erleichtern die Arbeit erheblich, schaffen Transparenz und senken Kosten effektiv.

Modernes Handwerk setzt auf Automationen, um Terminplanung und Administration zu automatisieren.

Bildung & Weiterbildung

Digitale Teilnehmerverwaltung, Kursorganisation, Zertifikatsprozesse, eMail-Kommunikation, Wissensmanagement und Lernplattformen.

Automationen sind ein großer Gewinn im Bereich der Bildung. Neben der Automation von verwaltenden Tätigkeiten gibt es unzählige Möglichkeit innovative Lernformen und -methoden zu schaffen. Hierbei unterstützen wir bei der Ideen- und Lösungsfindung wie auch der Umsetzung.

Personalwesen & Recruiting

Automatisierung von Bewerbungsprozessen, Bewerberkommunikation, Onboarding, Mitarbeiterverwaltung, Dokumentenprozessen und internen HR-Workflows.

Stellen müssen oftmals kurzfristig besetzt werden. Bewerber erwarten schnelle Reaktionen und prompte Antworten auf ihre Fragen … ansonsten geben sie eine negative Bewertung ab auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu und Glassdoor.
Die Lösung sind professionell automatisierte Prozesse.

Öffentliche Einrichtungen & Verbände

Verwaltungsabläufe, Antragsbearbeitung, Dokumentenmanagement, Bürgerkommunikation sowie internen Genehmigungs- und Freigabeprozessen sind zeitaufwändig. Diese können durch Prozess-Automationen signifikant modernisiert werden.

Automation können Bearbeitungszeiten und Kosten deutlich reduzieren.

Individuelle Automationslösungen für nahezu jede Branche

Die Entwicklung perfekter Automationen dauert oftmals Monate, bevor die erste Lösung produktiv geht. Zeit, in der Ihre Prozesse weiter manuell laufen würden, Ihre Mitarbeiter weiter in Routineaufgaben gebunden wären und Ihnen bares Geld entgehen würde.

Genau dafür haben wir vorgesorgt: Die PolePosition Branchen- & Systemlösungen sind fertig entwickelt, praxiserprobt und sofort einsatzbereit – ohne Wartezeit.  Was andere Unternehmen Monate der Entwicklung und ein Vielfaches des Budgets gekostet hat, steht Ihnen ab dem ersten Tag zur Verfügung: für einen Bruchteil der Kosten einer Individual-Entwicklung.

Kein Unternehmen ist wie das andere – das wissen wir. Deshalb sind unsere Lösungen nicht starr, sondern individualisierbar:
Auf Wunsch passen wir jedes Branchen- & Systemlösung exakt an Ihre Anforderungen, Ihre Systemlandschaft, Ihre Prozesse und Ihre Wünsche an.

Diese Lösungen stehen Ihnen sofort zur Verfügung:

Für die Fitnessstudio-Software Magicline bieten wir Ihnen folgende Module:

Administration