Excel gehört in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Werkzeugen im Arbeitsalltag. Problematisch wird es jedoch, wenn aus einfachen Tabellen über Jahre komplexe Lösungen entstehen, von denen wichtige Geschäftsprozesse abhängen.
Formeln werden ergänzt, Tabellen miteinander verknüpft, Makros programmiert und immer neue Funktionen hinzugefügt. Irgendwann kennt nur noch ein einzelner Mitarbeiter die vollständige Logik hinter der Datei.
Damit entsteht eine häufig unterschätzte Abhängigkeit.
Wenn Excel zum Unternehmensrisiko wird
Eine komplexe Excel-Datei kann durchaus zuverlässig funktionieren. Das eigentliche Risiko liegt häufig im fehlenden Wissen über ihre Funktionsweise.
Was passiert, wenn der verantwortliche Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, krankheitsbedingt länger ausfällt oder kurzfristig nicht verfügbar ist?
Wenn wichtige Kalkulationen, Planungen oder Geschäftsprozesse von einer Datei abhängen, deren Logik kaum dokumentiert ist, kann daraus ein erhebliches betriebliches Risiko entstehen.
Typische Warnsignale sind:
Nur einzelne Mitarbeiter verstehen die verwendeten Formeln und Verknüpfungen.
Zahlreiche Excel-Dateien sind miteinander verbunden.
Daten werden regelmäßig manuell aus anderen Systemen kopiert.
Informationen müssen zwischen Excel, ERP, CRM und E-Mail übertragen werden.
Makros oder komplexe Formeln sind kaum dokumentiert.
Fehler werden häufig erst spät erkannt.
Vertretungen können den Prozess nicht ohne Weiteres übernehmen.
Die Lösung muss nicht wieder Excel sein
Bestehende Excel-Lösungen enthalten häufig wertvolles Unternehmenswissen. Dieses Wissen muss nicht verworfen werden.
Stattdessen können die vorhandenen Tabellen analysiert und die enthaltenen Prozesse, Regeln, Berechnungen und Abhängigkeiten strukturiert erfasst werden.
Anschließend lässt sich entscheiden, welche Bestandteile weiterhin sinnvoll in Excel bleiben und welche besser in eine professionelle Software-, Datenbank- oder Automationslösung überführt werden.
Gleichzeitig manuelle Datenübertragungen automatisieren
Die Ablösung einer kritischen Excel-Lösung bietet eine weitere Chance: Viele der damit verbundenen manuellen Tätigkeiten können gleichzeitig automatisiert werden.
Daten müssen beispielsweise nicht länger aus einem ERP-System exportiert, in Excel eingefügt, bearbeitet und anschließend wieder in ein anderes System übertragen werden.
Über Schnittstellen und Automationen können Daten direkt zwischen den beteiligten Systemen ausgetauscht, geprüft und weiterverarbeitet werden.
Damit wird nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern reduziert. Gleichzeitig sinkt der manuelle Arbeitsaufwand.
Von der Excel-Insel zum professionellen Unternehmensprozess
Excel ist nicht grundsätzlich das Problem. Für zahlreiche Aufgaben ist es weiterhin ein leistungsfähiges Werkzeug.
Kritisch wird es dort, wo geschäftsrelevante Prozesse von historisch gewachsenen Tabellen und dem persönlichen Wissen einzelner Mitarbeiter abhängen.
Genau diese Prozesse sollten Unternehmen identifizieren und überprüfen.
Oft lässt sich aus einer komplizierten Excel-Lösung ein strukturierter, dokumentierter und weitgehend automatisierter Prozess entwickeln.
Damit wird aus einer potenziellen Schwachstelle eine professionelle Unternehmenslösung.
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