Wie hoch das Einsparpotenzial durch KI-Automationen tatsächlich ist, hängt stark von den vorhandenen Prozessen, dem Automatisierungsgrad und den Personalkosten eines Unternehmens ab.
Schon vergleichsweise kleine Zeitensparungen können jedoch erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen haben.
Ein konkretes Beispiel aus einer Rechtsanwaltskanzlei
Betrachten wir eine Kanzlei mit 10 Rechtsanwälten sowie 15 Assistenten und Sachbearbeitern.
Angenommen, intelligente Prozessautomationen reduzieren wiederkehrende manuelle Tätigkeiten so weit, dass pro Mitarbeiter durchschnittlich nur eine Stunde Arbeitszeit täglich freigesetzt wird.
Bei einem angenommenen Wert von 250 € pro Stunde für einen Rechtsanwalt und 30 € pro Stunde für einen Mitarbeiter ergibt sich bei 20 Arbeitstagen pro Monat folgende Rechnung:
Rechtsanwälte:
10 × 1 Stunde × 250 € × 20 Tage = 50.000 €
Assistenten und Sachbearbeiter:
15 × 1 Stunde × 30 € × 20 Tage = 9.000 €
Damit werden rechnerisch Arbeitskapazitäten im Wert von insgesamt 59.000 € pro Monat freigesetzt. Auf zwölf Monate hochgerechnet entspricht das 708.000 € pro Jahr.
Freigesetzte Arbeitszeit ist nicht automatisch eine Kosteneinsparung
Bei solchen Berechnungen muss sauber unterschieden werden.
Die 59.000 € bedeuten nicht, dass die monatlichen Personalkosten automatisch um diesen Betrag sinken. Entscheidend ist, wie die gewonnene Arbeitszeit anschließend genutzt wird.
Gerade bei Rechtsanwälten kann zusätzliche verfügbare Zeit beispielsweise für abrechenbare Mandatsarbeit eingesetzt werden. Bei Assistenz und Sachbearbeitung können frei werdende Kapazitäten dazu führen, dass mehr Vorgänge mit dem vorhandenen Personal bearbeitet werden können.
Der wirtschaftliche Effekt kann deshalb aus unterschiedlichen Bereichen entstehen: geringerer manueller Aufwand, höhere Kapazität, zusätzliche abrechenbare Leistungen oder vermiedener zusätzlicher Personalbedarf.
Welche Tätigkeiten lassen sich mit KI automatisieren?
Potenziale finden sich häufig bei wiederkehrenden und zeitintensiven Prozessen. Dazu gehören beispielsweise die Verarbeitung und Zuordnung von Dokumenten, Recherchearbeiten, Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen, die Vorbereitung standardisierter Schreiben, die Zusammenfassung umfangreicher Unterlagen oder administrative Abläufe.
Dabei muss nicht jede Tätigkeit vollständig automatisiert werden. Häufig genügt es bereits, einzelne Arbeitsschritte gezielt zu automatisieren und die menschliche Prüfung oder Entscheidung dort beizubehalten, wo sie fachlich erforderlich ist.
Entscheidend ist der individuelle Business Case
Ob sich eine KI-Automation innerhalb weniger Monate amortisiert, lässt sich nicht pauschal beantworten. Das kann jedoch bereits vor der Entwicklung relativ genau kalkuliert werden.
Dafür werden die heutigen Prozesszeiten, Fallzahlen, Personalkosten und möglichen Automatisierungsgrade den Entwicklungs- und laufenden Betriebskosten gegenübergestellt.
So wird bereits vor der Umsetzung sichtbar, welche Prozesse wirtschaftlich interessant sind und bei welchen sich eine Automation nicht lohnt.
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