Künstliche Intelligenz ist in vielen Unternehmen längst angekommen. Mitarbeiter nutzen ChatGPT und andere KI-Anwendungen, um Texte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen, Dokumente auszuwerten oder tägliche Aufgaben schneller zu erledigen.
Das Problem: Die Unternehmensführung weiß häufig nicht genau, welche KI-Systeme tatsächlich genutzt und welche Informationen dort eingegeben werden.
Damit entsteht eine neue Form der Schatten-IT: Mitarbeiter verwenden öffentlich verfügbare KI-Anwendungen, ohne dass dafür unternehmensweit klare Regeln, technische Schutzmaßnahmen und Verantwortlichkeiten definiert wurden.
Kritisch wird es bei Unternehmens- und personenbezogenen Daten
Ein Mitarbeiter möchte Zeit sparen und lädt beispielsweise ein Dokument in ein KI-System hoch.
Enthält dieses Dokument personenbezogene Daten, gelten weiterhin die Anforderungen der DSGVO. Personenbezogene Daten müssen unter anderem rechtmäßig, zweckgebunden und auf das notwendige Maß beschränkt verarbeitet werden.
Deshalb reicht es nicht aus, Mitarbeitern einfach den Einsatz beliebiger KI-Anwendungen zu erlauben.
Unternehmen müssen wissen, welche Systeme genutzt werden, welche Daten verarbeitet werden dürfen und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht.
Unternehmen brauchen klare Regeln für den Einsatz von KI
Ein professioneller KI-Einsatz beginnt deshalb nicht mit einem ChatGPT-Abo.
Zunächst sollte festgelegt werden, welche KI-Systeme für welche Aufgaben freigegeben sind.
Dazu gehören unter anderem Regeln für personenbezogene und vertrauliche Daten, Benutzer- und Zugriffsrechte, zulässige Anwendungsfälle sowie die Kontrolle von KI-generierten Ergebnissen.
Auch technische Lösungen können dabei unterstützen. Beispielsweise kann der Zugriff auf KI-Systeme zentral gesteuert und kontrolliert werden. Dadurch lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter sensible Informationen unkontrolliert an nicht freigegebene Systeme übermitteln.
Auch KI-Kompetenz gehört dazu
Der EU AI Act adressiert ausdrücklich die KI-Kompetenz von Mitarbeitern und anderen Personen, die im Auftrag eines Unternehmens KI-Systeme einsetzen. Unternehmen müssen entsprechende Maßnahmen zur Entwicklung dieser Kompetenz treffen und dabei unter anderem Kenntnisse, Erfahrung und den konkreten Einsatzkontext berücksichtigen.
Mitarbeiter sollten deshalb nicht nur wissen, wie sie mit einer KI gute Ergebnisse erzielen.
Sie müssen auch verstehen, welche Risiken bestehen, welche Daten verwendet werden dürfen und wann ein Ergebnis überprüft werden muss.
Aus unkontrollierter KI-Nutzung wird ein geregelter Unternehmensprozess
Das Ziel sollte nicht darin bestehen, KI im Unternehmen zu verhindern.
Im Gegenteil: Richtig eingesetzt kann künstliche Intelligenz erhebliche Produktivitätsvorteile ermöglichen.
Dafür braucht sie jedoch einen definierten Rahmen.
Freigegebene KI-Systeme, klare interne Vorgaben, technische Sicherheitsmaßnahmen, geregelte Verantwortlichkeiten und entsprechend qualifizierte Mitarbeiter schaffen die Grundlage dafür, KI professionell einzusetzen.
So wird aus unkontrollierter KI-Nutzung ein sicherer und strukturierter Bestandteil der Unternehmensprozesse.
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