Viele Unternehmen möchten sich zukunftsfähig aufstellen. ChatGPT wurde eingeführt, weitere KI-Tools wurden abonniert und Mitarbeiter sollen ausprobieren, welche Möglichkeiten die neue Technologie bietet.
Das ist grundsätzlich ein sinnvoller erster Schritt, um Erfahrungen mit künstlicher Intelligenz zu sammeln.
Problematisch wird es, wenn aus dem Ausprobieren kein konkreter wirtschaftlicher Nutzen entsteht.
Mitarbeiter testen unterschiedliche Anwendungen, beschäftigen sich mit Prompts, besuchen Schulungen und suchen selbst nach möglichen Einsatzgebieten. Wochen oder Monate später stellt sich jedoch die Frage: Welche Prozesse sind dadurch tatsächlich effizienter geworden?
KI -Tools allein schaffen noch keine effizienten Prozesse
Ein Mitarbeiter kann mit ChatGPT beispielsweise einen Text schneller erstellen oder Informationen zusammenfassen.
Das spart möglicherweise Zeit bei einer einzelnen Aufgabe.
Der gesamte Geschäftsprozess kann trotzdem weitgehend unverändert bleiben.
Informationen müssen weiterhin manuell aus einem System übernommen werden. Ein Mitarbeiter startet die KI-Anwendung. Das Ergebnis wird geprüft, kopiert und in einer anderen Software weiterverarbeitet. Anschließend muss der nächste Prozessschritt wiederum manuell ausgelöst werden.
Das ist KI-Unterstützung – aber noch keine durchgängige Unternehmens-Automation.
Nicht mit dem Tool beginne, sondern mit dem Ziel
Ein häufiger Fehler besteht darin, zunächst eine Technologie auszuwählen und anschließend nach Einsatzmöglichkeiten dafür zu suchen.
Für professionelle Unternehmens-Automation sollte die Reigenfolge umgekehrt sein.
Am Anfang stehen konkrete unternehmerische Fragen:
Welche Prozesse beanspruchen besonders viel Arbeitszeit? Wo entstehen unnötige manuelle Arbeitsschritte? Welche Daten werden regelmäßig zwischen verschiedenen Systemen übertragen? Wo entstehen Verzögerungen oder vermeidbare Fehler? Welche Prozesskosten sollen reduziert werden?
Erst wenn das Ziel definiert ist, sollte entschieden werden, welche Technologien dafür geeignet ist.
Das kann künstliche Intelligenz sein. Es kann eine klassische regelbasierte Automation sein. Häufig ist es eine Kombination aus bestehenden Unternehmenssystemen, Schnittstellen, Automationsplattformen, individuellen Softwarekomponenten und KI.
Aus Experimenten muss eine Strategie entstehen
Unternehmen müssen nicht jedes neue KI-Tool selbst ausprobieren und anschließend herausfinden, wie daraus eine funktionierende Lösung entstehen könnte.
Ein professioneller Automations-Partner betrachtet zunächst den bestehenden Prozess und das gewünschte Ergebnis.
Anschließend wird geklärt, welche Arbeitsschritte entfallen können, welche Systeme miteinander verbunden werden müssen und an welchen Stellen KI tatsächlich einen Vorteil bietet.
So entsteht aus einzelnen technologischen Möglichkeiten ein konkreter Lösungsweg.
Mitarbeiter müssen nicht selbst zu Automations-Experten werden
Natürlich sollten Mitarbeiter die Systeme verstehen, mit denen sie arbeiten. Sie sollten außerdem wissen, welche Möglichkeiten und Grenzen künstliche Intelligenz besitzt.
Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Unternehmen das gesamte technische Know-how für professionelle Unternehmens-Automation selbst aufbauen muss.
Gerade bei systemübergreifenden Prozessen sind Kenntnisse über Schnittstellen, Datenstrukturen, Prozesslogik, KI, Sicherheit, Fehlerbehandlung und den laufenden Betrieb erforderlich.
Dieses Wissen selbst aufzubauen, kostet Zeit.
Ein spezialisierter Automations-Dienstleister kann dagegen vom gewünschten Ergebnis ausgehen und daraus die passende technische Lösung entwickeln.
Das Ziel bestimmt den Weg
Unternehmens-Automation beginnt deshalb nicht mit ChatGPT, einem bestimmten KI-Modell oder einem Automations-Tool.
Sie beginnt mit einem konkreten Problem oder Ziel.
Sie sagen uns, was Sie erreichen möchten. Wir entwickeln den passenden Weg dorthin.
So wird aus dem Ausprobieren einzelner Technologien eine professionelle Lösung, die Prozesse tatsächlich verbessert und unnötigen manuellen Aufwand reduziert.
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