In fast jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, deren Ausfall erhebliche Probleme verursachen kann. Nicht unbedingt wegen ihrer Position, sondern weil wichtiges Wissen ausschließlich bei ihnen vorhanden ist.
Besonders häufig zeigt sich dieses Problem bei historisch gewachsenen Excel-Lösungen.
Über Jahre wurden Formeln ergänzt, Makros entwickelt, Tabellen miteinander verknüpft und individuelle Abläufe geschaffen. Die ursprüngliche Dokumentation ist unvollständig oder existiert überhaupt nicht mehr.
Am Ende verstehen vielleicht nur noch ein oder zwei Mitarbeiter, wie eine geschäftskritische Datei tatsächlich funktioniert.
Wenn Mitarbeiterwisen zum Unternehmenrisiko wird
Solange diese Mitarbeiter zur Verfügung stehen und die bestehenden Lösungen funktionieren, macht sich diese Abhängigkeit im Tagesgeschäft kaum bemerkbar.
Im Falle eines unerwarteten Ausfalls treten Probleme auf.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum krank ist, kurzfristig kündigt oder das Unternehmen verlässt?
Wenn wichtige Berechnungen, Pläne oder Geschäftsprozesse von seinem persönlichen Fachwissen abhängen, fehlt plötzlich nicht mehr nur ein Mitarbeiter.
Dem Unternehmen fehlt möglicherweise das erforderliche Wissen, um einen geschäftskritischen Prozess zuverlässig fortzuführen.
In extremen Fällen kann dies dazu führen, dass wichtige Prozesse für einen bestimmten Zeitraum vollständig ausfallen.
Komplexe Excel-Tabellen sind ein typisches Beispiel
Excel selbst ist dabei nicht das Problem.
Kritisch wird es, wenn eine Tabelle über Jahre faktisch zu einer individuellen Unternehmenssoftware geworden ist.
Komplexe Formeln, Makros, externe Verknüpfungen und manuelle Arbeitsschritte bilden Geschäftslogiken ab, die nirgendwo nachvollziehbar dokumentiert sind.
Noch problematischer wird es, wenn weitere Systeme oder Dateien davon abhängig sind.
Damit entstehen zwei Risiken gleichzeitig: eine technische Abhängigkeit von der Datei und eine personelle Abhängigkeit von den wenigen Mitarbeitern, die sie verstehen.
Wie KI bei der Analyse bestehender Lösungen helfen kann
Moderne KI kann bei der Aufarbeitung solcher Altlasten unterstützen.
Formeln, Strukturen, Makros und vorhandene Dokumentationen können analysiert und Zusammenhänge systematisch erfasst werden. Entscheidend ist dabei jedoch, die von KI abgeleiteten Ergebnisse fachlich zu validieren. Gerade bei geschäftskritischen Berechnungen darf eine vermutete Logik nicht ungeprüft zur neuen Wahrheit werden.
Auf dieser Grundlage kann eine nachvollziehbare Dokumentation entstehen und entschieden werden, wie die bestehende Lösung zukünftig technisch abgebildet werden soll.
Von der unbekannten Excel-Logik zum transparenten Prozess
Die Aufarbeitung bietet gleichzeitig die Möglichkeit, historisch gewachsene Abläufe grundsätzlich zu verbessern.
Geschäftslogiken können nachvollziehbar dokumentiert werden. Daten lassen sich strukturiert speichern. Manuelle Übertragungen zwischen Excel, ERP, CRM und anderen Anwendungen können automatisiert werden.
Wo bisher ein Mitarbeiter Daten kopiert, Berechnungen ausführt und Ergebnisse weiterleitet, kann anschließend ein definierter automatisierter Prozess entstehen.
Damit wird nicht einfach nur eine alte Excel-Datei ersetzt.
Es entsteht eine dokumentierte und wartbare Lösung, deren Funktionsweise für das Unternehmen nachvollziehbar bleibt.
Wissen sollte dem Unternehmen zur Verfügung stehen
Personelle Abhängigkeiten lassen sich nie vollständig vermeiden. Unternehmen können jedoch verhindern, dass geschäftskritische Prozesse Prozessausfälle.
Die entscheidende Frage lautet deshalb:
Welche Prozesse in Inhrem Unternehmen würden morgen zum Problem, wenn genau der falsche Mitarbeiter ausfällt?
