Unternehmen investieren in Digitalisierung, künstliche Intelligenz und Prozessautomatisierung. Gleichzeitig hängen teilweise wichtige Geschäftsprozesse noch immer von Excel-Dateien oder Access-Datenbanken ab, die vor vielen Jahren entwickelt wurden.
Die ursprünglichen Entwickler oder Mitarbeiter sind möglicherweise längst nicht mehr im Unternehmen. Eine vollständige Dokumentation existiert nicht. Formeln, Makros, Abfragen und Verknüpfungen wurden über Jahre erweitert und verändert.
Trotzdem erfüllen diese Lösungen weiterhin wichtige Aufgaben.
Genau darin liegt das Risiko.
Wenn eine Excel-Datei zum geschäftskritischen System wird
Excel und Access sind nicht grundsätzlich problematisch. Beide können für geeignete Aufgaben sinnvolle Werkzeuge sein.
Kritisch wird es, wenn eine historisch gewachsene Datei faktisch die Funktion einer Unternehmensanwendung übernimmt.
Darin befinden sich beispielsweise Kalkulationslogiken, Preisberechnungen, Planungsmodelle oder Daten, die für operative Entscheidungen benötigt werden.
Gleichzeitig weiß möglicherweise niemand mehr vollständig, wie die Lösung funktioniert.
Typische Warnsignale sind:
komplexe Formeln und Verknüpfungen ohne Dokumentation
Makros, deren Funktionsweise nicht mehr bekannt ist
zahlreiche miteinander verbundene Dateien
alte Access-Datenbanken mit unbekannten Abhängigkeiten
fehlende oder unbekannte Passwörter
manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen
Wissen über die Lösung bei nur einer Person
Damit entsteht eine technische und organisatorische Abhängigkeit.
Solange es funktioniert, wird häufig nichts verändert
Historisch gewachsene Lösungen haben einen entscheidenden Vorteil: Sie funktionieren.
Zumindest meistens.
Deshalb fehlt im Tagesgeschäft häufig der unmittelbare Anlass, sie zu ersetzen oder professionell aufzuarbeiten.
Das Risiko bleibt jedoch bestehen.
Was geschieht, wenn ein Software-Update alte Funktionen beeinträchtigt? Was passiert bei einer beschädigten Datei? Wie schnell lässt sich ein Fehler finden, wenn niemand die vollständige Logik kennt? Und was geschieht, wenn der letzte Mitarbeiter mit Detailwissen das Unternehmen verlässt?
Aus einem lange ignorierten Problem kann dann kurzfristig ein geschäftskritischer Vorfall werden.
Unbekannte Logik birgt zusätzliche Risiken
Besonders problematisch ist, dass Fehler in alten Lösungen nicht zwangsläufig offensichtlich werden.
Eine Datei kann weiterhin funktionieren und trotzdem falsche Ergebnisse liefern.
Veraltete Formeln, fehlerhafte Verknüpfungen oder falsche Ausgangsdaten können sich durch nachgelagerte Prozesse ziehen, ohne sofort erkannt zu werden.
Je wichtiger die daraus erzeugten Informationen für Entscheidungen oder Geschäftsprozesse sind, desto größer ist das potenzielle Risiko.
Altlasten und Unternehmens-Automation
Wer Prozesse digitalisieren oder automatisieren möchte, sollte solche Abhängigkeiten frühzeitig berücksichtigen.
Denn eine Automation sollte nicht einfach einen schlecht dokumentierten Altprozess schneller ausführen.
Zunächst muss verstanden werden, welche Daten, Regeln und Abhängigkeiten tatsächlich vorhanden sind.
Bestehende Excel- und Access-Lösungen können dafür systematisch analysiert werden. Relevante Geschäftslogiken werden identifiziert und dokumentiert. Anschließend lässt sich entscheiden, welche Bestandteile übernommen, modernisiert oder ersetzt werden sollten.
Aus der Altlast kann ein moderner Prozess entstehen
Die Aufarbeitung bietet gleichzeitig die Chance, historisch gewachsene Abläufe grundsätzlich zu verbessern.
Daten, die bislang manuell zwischen Excel, Access, ERP, CRM oder anderen Anwendungen übertragen werden, können automatisiert verarbeitet werden.
Berechnungen können nachvollziehbar abgebildet werden. Geschäftsregeln werden dokumentiert. Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte lassen sich sauber definieren.
Aus einer schwer nachvollziehbaren Altanwendung kann so ein strukturierter, wartbarer und automatisierter Unternehmensprozess entstehen.
Die entscheidende Frage
Unternehmen sollten deshalb nicht erst reagieren, wenn eine alte Datei ausfällt.
Sinnvoller ist es, frühzeitig zu identifizieren, welche Excel-Dateien, Access-Datenbanken und individuellen Altanwendungen für den Geschäftsbetrieb tatsächlich relevant sind.
Denn wer sein Unternehmen zukunftsfähig machen möchte, muss nicht nur neue Technologien einführen.
Er muss auch kritische Abhängigkeiten aus der Vergangenheit auflösen.
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