Excel gehört zu den nützlichsten Werkzeugen im Unternehmensalltag. Schnell verfügbar, flexibel und für zahlreiche Aufgaben hervorragend geeignet. Ähnlich wie ein Verlängerungskabel löst es kurzfristig viele Probleme.
Kritisch wird es, wenn aus der pragmatischen Lösung über Jahre eine geschäftskritische Infrastruktur entsteht.
Wenn Excel zum Unternehmensrisiko wird
In vielen Unternehmen existieren Excel-Dateien, die seit zehn oder 15 Jahren kontinuierlich erweitert wurden. Neue Formeln kamen hinzu, Faktoren wurden ergänzt, Tabellen miteinander verknüpft und individuelle Makros entwickelt.
Solange die Mitarbeiter verfügbar sind, die diese Strukturen aufgebaut haben und verstehen, funktioniert das häufig erstaunlich gut.
Verlässt jedoch eine zentrale Person das Unternehmen, beginnt die Suche nach der ursprünglichen Logik: Warum wurde ein bestimmter Faktor verwendet? Welche Formel bildet welchen Prozess ab? Welche Dateien hängen voneinander ab? Welche manuellen Arbeitsschritte sind zusätzlich erforderlich?
Das eigentliche Problem ist damit nicht Excel. Es ist die Abhängigkeit von historisch gewachsenen Strukturen und dem Wissen einzelner Mitarbeiter.
Geschäftsprozesse unabhängig von Excel automatisieren
Professionelle Prozessautomatisierung überführt solche Abläufe in definierte und nachvollziehbare Prozesse. Bestehende Berechnungslogiken werden zunächst analysiert und fachlich geprüft. Anschließend lassen sie sich strukturiert abbilden, dokumentieren und automatisieren.
Je nach Anwendungsfall können Datenbanken, Schnittstellen zu bestehenden Unternehmenssystemen, individuelle Anwendungen und Automationsplattformen miteinander kombiniert werden.
Excel kann dabei weiterhin dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll ist. Geschäftskritische Prozesse müssen jedoch nicht länger von einzelnen Dateien oder deren Erstellern abhängig sein.
Bestehende Excel-Prozesse müssen nicht neu erfunden werden
Ein wesentlicher Vorteil: Die über Jahre entstandene Fachlogik ist häufig wertvolles Unternehmenswissen.
Deshalb geht es nicht darum, vorhandene Excel-Lösungen einfach zu ersetzen. Zunächst muss verstanden werden, welche Regeln, Berechnungen und Entscheidungen darin enthalten sind. Dieses Wissen kann anschließend in eine stabile und dokumentierte Lösung übertragen werden.
Das Ergebnis sind nachvollziehbare Prozesse, geringere Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitern und eine technische Grundlage, die sich langfristig weiterentwickeln lässt.
