Prozessautomatisierung für Unternehmen
Welche Arbeiten erledigen Ihre Mitarbeiter jeden Tag immer wieder?
eMails bearbeiten. Daten übertragen. Informationen prüfen. Angebote erstellen. Dokumente ablegen. Aufträge erfassen. Termine koordinieren. Reports erstellen.
Einzeln dauern diese Tätigkeiten vielleicht nur wenige Minuten.
In Summe binden sie jeden Monat erhebliche Arbeitszeit.
Wir automatisieren solche wiederkehrenden Geschäftsprozesse.
Was lässt sich automatisieren?
Ein Prozess ist besonders interessant, wenn gleiche oder ähnliche Arbeitsschritte regelmäßig wiederkehren.
typische Beispiele:
- eMails automatisch erkennen und bearbeiten
- Anhänge und Dokumente auslesen und auf Viren prüfen
- Informationen klassifizieren
- Daten prüfen und abgleichen
- Kunden- und Auftragsdaten übertragen
- Angebote und Dokumente erstellen
- Rechnungen und Belege verarbeiten
- Freigaben steuern
- Termine koordinieren
- Kunden automatisch informieren
- ERP- und CRM-Daten synchronisieren
- Reports erstellen und versenden
- Datenbanken aktualisieren
- KI-gestützte Prüfungen durchführen
ERP-, CRM- und Unternehmenssoftware automatisieren
Besonders viel manuelle Arbeit entsteht häufig zwischen verschiedenen Systemen.
Ein Mitarbeiter übernimmt beispielsweise einen Auftrag aus einer eMail in das CRM. Anschließend werden dieselben Informationen in das ERP übertragen. Danach wird ein Dokument erstellt und an einen Kollegen geschickt.
Diese Übergänge lassen sich häufig automatisieren.
Abhängig von vorhandenen APIs (Schnitstellen) und technischen Möglichkeiten können beispielsweise Lösungen rund um folgende Systeme entwickelt werden:
ERP: SAP S/4HANA, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo, Oracle NetSuite, weclapp
CRM: Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM
Microsoft: Microsoft 365, Outlook, Excel, SharePoint, Teams
Weitere Systeme: Buchhaltungs-, DMS-, Branchen- und individuell entwickelte Unternehmenssoftware
Beispiel: Vom Auftrag bis zum ERP
Ein Kunde sendet eine Bestellung per eMail.
Heute:
eMail öffnen → Anhang prüfen → Kundendaten suchen → Daten übertragen → Auftrag im ERP anlegen → Dokument speichern → Kollegen informieren.
Automatisiert:
eMail → Daten auslesen → Kunde identifizieren → Informationen prüfen → ERP-Auftrag anlegen → Dokument archivieren → zuständige Person informieren
Nur ungewöhnliche oder nicht eindeutig entscheidbare Fälle werden einem Mitarbeiter vorgelegt.
Nicht jede Automation benötigt KI
Das ist wichtig.
Wenn ein Prozess nach eindeutigen Regeln funktioniert, ist eine klassische Automation häufig die zuverlässigere Lösung.
KI setzen wir dort ein, wo sie einen zusätzlichen Nutzen bringt – beispielsweise bei unstrukturierten eMails, Dokumenten, Klassifizierungen oder sprachlichen Inhalten.
Wir kombinieren deshalb je nach Prozess:
Automation + APIs + individuelle Software + Datenbanken + KI
Nicht die Technologie bestimmt den Prozess. Der Prozess bestimmt die Technologie.
Nicht nur einzelne Aufgaben automatisieren
Der größte Nutzen entsteht häufig, wenn mehrere Arbeitsschritte miteinander verbunden werden.
Deshalb fragen wir nicht nur:
„Kann dieser Arbeitsschritt automatisiert werden?“
Sondern:
„Was passiert davor und danach?“
Aus einer einzelnen Automation kann dadurch ein vollständiger automatisierter Geschäftsprozess entstehen.
Was passiert bei Ausnahmen?
Geschäftsprozesse bestehen nicht nur aus Standardfällen.
Informationen können fehlen. Ein Dokument kann unvollständig sein. Eine Schnittstelle kann vorübergehend nicht reagieren. Eine Entscheidung kann menschliches Wissen erfordern.
Professionelle Automationen müssen deshalb auch definieren, wann sie nicht selbst entscheiden soll.
Solche Vorgänge werden erkannt und gezielt an einen Mitarbeiter übergeben.
Automation übernimmt Arbeit
Was Sie anschließend mit der frei werdenden Arbeitszeit machen, entscheiden Sie.
Mitarbeiter können mehr Vorgänge bearbeiten, sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren oder frei werdende Kapazitäten können zur Kostensenkung genutzt werden.
Klein anfangen. Danach skalieren.
Sie müssen nicht Ihr gesamtes Unternehmen gleichzeitig automatisieren.
Wir identifizieren zunächst Prozesse mit einem attraktiven Verhältnis aus:
manuellem Aufwand + Wiederholungshäufigkeit + Automatisierbarkeit
Danach können weitere Prozesse Schritt für Schritt folgen.
Welche Arbeit würden Sie am liebsten nie wieder manuell erledigen?
Beschreiben Sie uns den Prozess.
Wir prüfen, welche Schritte sich zuverlässig automatisieren lassen.
