Unternehmens-Automation wird teilweise noch wie ein technologisches Experiment behandelt. Unternehmen testen einzelne KI-Tools, Mitarbeiter erstellen erste kleine Automationen und Führungskräfte fragen sich, ob daraus tatsächlich ein wirtschaftlicher Nutzen entsteht.
Dabei ist die grundsätzliche Frage längst eine andere: Wie können Unternehmen Automation sinnvoll und professionell einsetzen?
Denn wiederkehrende manuelle Arbeit gibt es praktisch überall. Daten werden übertragen, Informationen geprüft, Dokumente erstellt, E-Mails bearbeitet und Folgeprozesse von Mitarbeitern angestoßen.
Viele dieser Tätigkeiten lassen sich heute automatisieren.
Automation wird zur normalen Unternehmensinfrastruktur
Ein Vergleich mit der Produktion verdeutlicht die Entwicklung.
Kaum ein modernes Produktionsunternehmen würde auf Maschinen verzichten, wenn diese eine wiederkehrende Tätigkeit schneller und wirtschaftlicher erledigen können.
Im Büro werden dagegen noch zahlreiche Aufgaben manuell durchgeführt, obwohl sie technisch automatisierbar wären.
Ähnlich verhält es sich mit Websites. Vor einigen Jahrzehnten mussten Unternehmen noch entscheiden, ob sie überhaupt eine Website benötigen. Heute ist sie für die meisten Unternehmen selbstverständlicher Bestandteil der Infrastruktur.
Unternehmens-Automation entwickelt sich in eine ähnliche Richtung.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Unternehmens-Automation?
Unternehmen müssen nicht warten, bis sämtliche technologischen Entwicklungen abgeschlossen sind.
Dieser Zeitpunkt wird ohnehin nicht kommen.
Entscheidend ist vielmehr, Prozesse so zu automatisieren, dass die Lösung an zukünftige Anforderungen und Technologien angepasst werden kann.
Wer heute viele wiederkehrende manuelle Tätigkeiten hat, besitzt bereits einen konkreten Ansatzpunkt für Automation.
Die Frage lautet deshalb weniger „Wann ist die Technologie fertig?“, sondern vielmehr: „Welche unserer heutigen Prozesse verursachen unnötigen manuellen Aufwand?“
Mit welcher Automation sollte man beginnen?
Der Einstieg muss nicht kompliziert sein.
Ein sinnvoller erster Schritt besteht darin, wiederkehrende Prozesse zu identifizieren, die besonders viel Arbeitszeit beanspruchen.
Anschließend sollte geprüft werden:
Welche Arbeitsschritte wiederholen sich? Welche Systeme sind beteiligt? Wo werden Daten manuell übertragen? Wo entstehen Wartezeiten? Welche Entscheidungen benötigen tatsächlich einen Menschen?
Aus dieser Analyse ergeben sich mögliche Automationsprojekte.
Direkt automatisieren oder zunächst eine Strategie entwickeln?
Beides kann richtig sein.
Bei einem klar abgegrenzten Prozess kann es sinnvoll sein, direkt mit einer ersten Automation zu starten. Das Unternehmen sammelt praktische Erfahrungen und erzielt im Idealfall schnell einen wirtschaftlichen Nutzen.
Sind dagegen zahlreiche Prozesse, Systeme und Unternehmensbereiche betroffen, kann eine vorherige Analyse sinnvoller sein.
Ein Automations-Workshop kann beispielsweise relevante Prozesse identifizieren und priorisieren. Consulting kann technische und wirtschaftliche Möglichkeiten bewerten. Eine Automationsstrategie schafft einen übergeordneten Rahmen und eine Implementierungs-Roadmap legt fest, welche Projekte in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollen.
Der Umfang sollte zum Unternehmen passen. Nicht jedes Unternehmen benötigt zunächst ein umfangreiches Strategieprojekt.
Selbst automatisieren oder externe Automations-Experten einsetzen?
Auch diese Entscheidung hängt vom jeweiligen Projekt ab.
Einfache, unkritische Automationen können entsprechend qualifizierte Mitarbeiter durchaus selbst erstellen.
Bei geschäftskritischen, systemübergreifenden oder komplexeren Automationen steigen jedoch die Anforderungen. Schnittstellen, Datenstrukturen, Sicherheit, Fehlerbehandlung, Monitoring, Dokumentation und Wartbarkeit müssen professionell berücksichtigt werden.
Entscheidend ist deshalb nicht, ob eine Automation intern oder extern entwickelt wird. Entscheidend ist, ob die erforderliche Kompetenz tatsächlich vorhanden ist.
Automation ist eine Managementaufgabe
Die technische Umsetzung kann delegiert werden. Die strategische Entscheidung über Automation nicht.
Führungskräfte sollten verstehen, welche Möglichkeiten Unternehmens-Automation bietet, welche Prozesse davon profitieren und welche Auswirkungen auf Kosten, Organisation und Mitarbeiter entstehen.
Sie müssen Automationen nicht selbst entwickeln können.
Sie sollten jedoch beurteilen können, wo ihr Einsatz wirtschaftlich sinnvoll ist.
Wie startet man konkret?
Informieren Sie sich zunächst darüber, was moderne Unternehmens-Automation heute leisten kann.
Identifizieren Sie anschließend die wiederkehrenden Prozesse, die in Ihrem Unternehmen besonders viel Arbeitszeit beanspruchen.
Danach kann gemeinsam mit einem Automations-Experten entschieden werden, welcher Einstieg sinnvoll ist: eine erste Automation, eine Prozessanalyse, ein Workshop, Consulting oder eine übergreifende Automationsstrategie.
Für bestimmte Beratungsleistungen können abhängig von Förderprogramm, Standort und Unternehmensvoraussetzungen auch öffentliche Zuschüsse infrage kommen.
Wichtig ist vor allem, Automation nicht dauerhaft als Zukunftsthema zu behandeln.
In vielen Unternehmen ist sie bereits heute ein konkreter Hebel, um manuelle Arbeit zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und vorhandene Mitarbeiter für wertschöpfendere Aufgaben einzusetzen.
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