Mitarbeitende von Unternehmen und Behörden nutzen Large Language Model z. B. ChatGPT im Arbeitsalltag ganz selbstverständlich – ebenso wie in ihrer Freizeit –, ohne sich Gedanken über den Datenschutz zu machen. Meisten ohne böse Absicht, aber mit realen Folgen.
Sie versenden alle möglichen Daten, wie interne Unternehmensdaten, Kundendaten, was bestimmt nicht im Sinnes Ihres Unternehmens ist.
Oftmals werden sogar personenbezogene Daten hochgeladen.
Das sind in der Praxis ernsthafte Verstöße gegen die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zum Schutz personenbezogener Daten.
Die juristische Haftung trägt in erster Linie Ihr Unternehmen sowie Ihre Geschäftsführung.
Das Ziel
KI soll im Unternehmen zur Unterstützung nutzbar sein – kontrolliert und ohne rechtliche Risiken. Mitarbeitende können produktiv arbeiten, während Datenschutz gewährleistet bleibt. Statt zu blockieren, schaffen wir Rahmenbedingungen für sichere Nutzung.
Die Lösung
Die KI läuft vollständig innerhalb Ihrer eigenen IT-Umgebung – auf einem dedizierten Server in Deutschland, DSGVO-konform, ohne Cloud, ohne externe Datenweitergabe.
Ihre Daten verlassen Ihr Unternehmen zu keinem Zeitpunkt. Die KI arbeitet ausschließlich mit dem Wissen, das Sie freigeben – etwa Verträge, interne Richtlinien oder Produktdokumentation. Kein externer Anbieter hat Zugriff auf Ihre Inhalte oder Prozesse.
Abgrenzung zur Cloud-KI
- Cloud-KI: Verarbeitung und Speicherung außerhalb Ihres Unternehmens.
- Lokale KI: Verarbeitung vollständig innerhalb Ihrer eigenen Umgebung.
Diese Lösung ist uneingeschränkt geeignet für sensible Bereiche wie personenbezogene Daten, Verträge, IP, Strategien, ….
Die Vorteile
- volle Datenkontrolle – intern, revisionssicher, rechtssicher dokumentiert
- keine Abhängigkeit von Cloud-Anbietern wie OpenAI oder Microsoft
- Mitarbeiter dürfen KI produktiv nutzen – sensible Daten bleiben automatisch im Haus
- Vollständig betreuter Betrieb – kein Mehraufwand für Ihre IT
Für Mitarbeitende:
- keine neuen Regeln
- kein zusätzlicher Aufwand
- kein Technikverständnis notwendig
Wo diese und ähnliche Lösungen zum Einsatz kommen
Personalwesen & HR
Bewerbermanagement: Anonymisierung und Analyse von Bewerbungsunterlagen, Erstellung von Stellenausschreibungen ohne Risiko von Datenlecks bei Bewerberdaten.
Mitarbeitergespräche: Vorbereitung und Dokumentation von Personalgesprächen, Zeugniserstellung unter Wahrung personenbezogener Daten.
Vertragsgestaltung: Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen und Aufhebungsverträgen mit sensiblen Gehaltsdaten.
Rechtsabteilung & Compliance
Vertragsprüfung: Analyse komplexer Verträge, NDA-Prüfungen und rechtliche Risikobewertungen ohne externe Datenweitergabe.
Compliance-Dokumentation: Erstellung von Richtlinien, Prozessdokumentationen und Schulungsunterlagen unter Einbezug interner Compliance-Vorgaben.
Rechtsgutachten: Erste juristische Einschätzungen zu internen Sachverhalten mit vertraulichen Unternehmensinformationen.
Kundenservice & Vertrieb
Kundenkommunikation: Formulierung von eMails und Antworten auf Kundenanfragen unter Verwendung von CRM-Daten und Kundenhistorie.
Angebotserstellung: Generierung individualisierter Angebote mit Preisinformationen und kundenspezifischen Konditionen.
Beschwerdemanagement: Analyse und Bearbeitung von Kundenbeschwerden mit Zugriff auf sensible Kundendaten.
Produktentwicklung & Innovation
IP-geschützte Entwicklung: Brainstorming und Konzeption neuer Produkte unter Einbezug bestehender Patente und Geschäftsgeheimnisse.
technische Dokumentation: Erstellung von Produktdokumentationen mit proprietären technischen Details.
Wettbewerbsanalyse: Strategische Auswertungen unter Einbezug vertraulicher Markt- und Unternehmensdaten.
Finanzen & Controlling
Finanzanalysen: Auswertung von Bilanzen, Kennzahlen und Forecasts mit hochsensiblen Finanzdaten.
Reporting: Erstellung von Management-Reports mit vertraulichen Geschäftszahlen.
Strategische Planung: Budgetplanungen und Investitionsentscheidungen unter Verwendung interner Finanzdaten.
interne Kommunikation
Protokollierung: Erstellung und Zusammenfassung von Meeting-Protokollen mit strategischen Inhalten.
interne Newsletter: Aufbereitung interner Informationen und Unternehmensnews.
Wissens-Datenbank: Aufbau einer internen FAQ-Datenbank mit unternehmensspezifischem Know-how.
Öffentliche Verwaltung & Behörden
Bürgeranfragen: Bearbeitung von Anfragen mit personenbezogenen Bürgerdaten.
Bescheidwesen: Unterstützung bei der Erstellung von Verwaltungsakten und Bescheiden.
Sozialdaten: Verarbeitung besonders schützenswerter Daten im Sozial- oder Gesundheitsbereich.
Warum Automations-Spezialisten nötig sind
Diese Lösung ist keine Software von der Stange:
- Datenschutz ist unternehmens- und prozessspezifisch
- Geschäftsgeheimnisse sind kontextabhängig und nicht pauschal definierbar
- Fehler führen zu Bußgeldern, Haftungsrisiken und Reputationsschäden
Erforderlich sind daher:
- Automations-Know-how inkl. sehr guter Programmier-Kenntnisse
- eine saubere System- und Netzwerkarchitektur
- eine rechtlich belastbare Umsetzungslogik
- technisch wirksame Schutzmaßnahmen
- laufende Überwachung und kontinuierliche Anpassung
Rolle von PolePosition
Wir übernehmen als Dienstleister den vollständigen, rechtssicheren Betrieb:
- Analyse der konkreten Daten- und Geheimnisrisiken
- Konzeption einer DSGVO-konformen KI-Service-Architektur
- Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Netzwerk-, Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- Protokollierung und revisionssichere Nachvollziehbarkeit
- Erstellung und Pflege der Dokumentation
- Unterstützung bei AV-Verträgen, Rollenklärung und Verantwortlichkeiten
- Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), sofern erforderlich
- Lösch- und Aufbewahrungskonzepte
- Incident- und Notfallkonzepte
- Laufender Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
- Monitoring, Überwachung und Troubleshooting
Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitern den Einsatz von KI.
Wir stellen sicher, dass Datenschutz, Geheimnisschutz und Haftung unter Kontrolle bleiben.
