Ausgangslage: Zwischen Besichtigungen, Rückrufen und verpassten Interessenten
Im Makleralltag klingelt das Telefon ständig: Interessenten wollen Besichtigungstermine, Eigentümer fragen nach dem Vermarktungsstand, Bestandskunden möchten Beratungsgespräche. Entweder der Makler geht ran, obwohl er gerade in einer Besichtigung steht, oder der Anruf geht ins Leere.
Parallel kommen Anfragen über das Kontaktformular der Website, per E-Mail und über Immobilienportale. Das Team versucht, alles nachzuhalten: Wer hat sich für welches Objekt interessiert? Wer wartet noch auf einen Rückruf? Welche Besichtigung steht wann an? Oft geht dabei etwas unter, und ein heißer Interessent springt ab, weil die Antwort zu spät kam.
Dazu kommt: Besichtigungstermine werden häufig kurzfristig abgesagt oder verschoben. Der Makler fährt zum Objekt und niemand erscheint. Oder Termine werden doppelt vergeben, weil der Kalender nicht synchron ist. Jeder verlorene Termin kostet nicht nur Zeit, sondern potenziell einen Abschluss.
Das Ziel
Interessenten sollen über jeden Kanal Besichtigungstermine und Beratungsgespräche buchen können: online über die Website, per WhatsApp oder per Telefon. Egal welchen Weg sie wählen, das Ergebnis ist dasselbe: ein bestätigter Termin im System, eine automatische Bestätigung mit allen relevanten Objektinformationen und die Möglichkeit, eigenständig zu verschieben oder zu stornieren. Für das Maklerbüro bedeutet das: kein Interessent geht mehr verloren, kein Termin wird vergessen.
Die Lösung
Unsere Lösung verbindet Online-Buchung, WhatsApp-Kommunikation und einen KI-gestützten Telefonassistenten zu einem durchgängigen System für Immobilienmakler.
Website-integrierte Terminbuchung
Interessenten buchen direkt über die Makler-Website: Objekt auswählen, Besichtigungstermin oder Beratungsgespräch wählen, verfügbaren Slot buchen. Auch allgemeine Erstberatungen für Verkäufer oder Käufer können direkt gebucht werden. Rund um die Uhr, ohne Anruf oder Wartezeit.
Automatische Bestätigung per WhatsApp oder E-Mail
Nach der Buchung erhalten Interessenten wahlweise eine WhatsApp-Nachricht oder E-Mail mit der Terminbestätigung. Bei Besichtigungen inklusive Adresse, Anfahrtsbeschreibung und Exposé. Inklusive einem Link, über den sie den Termin selbständig verschieben oder stornieren können.
KI-Telefonassistent für Anrufer
Interessenten, die lieber anrufen, werden von einem kompetenten KI-Assistenten betreut. Dieser beantwortet Fragen zu verfügbaren Objekten, übernimmt die Terminbuchung für Besichtigungen und Beratungsgespräche und kann bestehende Termine verschieben oder stornieren. Bei komplexen Anliegen wird der Anruf an den zuständigen Makler weitergeleitet.
Durchgängige Automatisierungsflows
Egal ob online, per WhatsApp oder telefonisch gebucht: Jeder Termin löst automatisch die gleichen Prozesse aus. Bestätigung an den Interessenten, Information an den zuständigen Makler, Erinnerung vor dem Termin. Auch über die Website gebuchte Besichtigungen können anschließend telefonisch oder per WhatsApp verwaltet werden.
Zentrales Interface für das Maklerbüro
Alle eingehenden WhatsApp-Nachrichten, Anfragen und Buchungen landen zentral in einem Interface. Makler und Büro-Team sehen alles auf einen Blick und können direkt antworten. Der Interessent nutzt weiterhin ganz normal WhatsApp und merkt keinen Unterschied.
Automatische Erinnerungen und Nachbereitung
Vor der Besichtigung erhalten Interessenten automatisch eine Erinnerung mit Adresse und Anfahrt. Nach der Besichtigung folgt eine Nachricht mit der Möglichkeit, Feedback zu geben oder direkt ein Folgegespräch zu buchen. Abgesagte Termine werden automatisch an weitere Interessenten auf der Liste weitergegeben.
Breite Einsatzmöglichkeiten
Wohnimmobilien-Vermittlung: Besichtigungstermine für Miet- und Kaufobjekte, Erstberatung für Eigentümer, Finanzierungsgespräche mit Partnern.
Gewerbeimmobilien: Besichtigungen von Büroflächen, Lagerhallen und Einzelhandelsflächen. Koordination mit mehreren Entscheidern und Terminserien.
Hausverwaltung: Übergabetermine, Mängelanzeigen, Eigentümerversammlungen. Mieter-Kommunikation über WhatsApp statt Aushang im Treppenhaus.
Neubauprojekte und Bauträger: Beratungstermine im Musterhauspark, Bemusterungstermine, Baustellen-Besichtigungen. Automatische Fortschritts-Updates an Käufer.
Immobilienbewertung: Vor-Ort-Termine für Gutachten und Bewertungen, Dokumenteneinreichung vorab, automatische Terminvorbereitung.
Ihr Mehrwert
Kein Interessent geht mehr verloren, weil ein Anruf verpasst wurde oder eine E-Mail untergegangen ist. Makler, die unterwegs zwischen Besichtigungen sind, werden entlastet, weil der KI-Assistent Anrufe übernimmt und Termine direkt im Kalender landen. Die No-Show-Rate bei Besichtigungen sinkt durch automatische Erinnerungen und einfache Stornierungsmöglichkeiten deutlich.
Für Interessenten fühlt sich der gesamte Prozess professionell und reibungslos an, egal ob sie über die Website, WhatsApp oder das Telefon kommen. Das Maklerbüro spart Stunden pro Woche an Verwaltungsaufwand und kann sich auf das konzentrieren, was zählt: Objekte verkaufen und Kunden beraten.
Warum Automations-Spezialisten nötig sind
Ein Omnichannel-Terminmanagement für Immobilienmakler erfordert die saubere Integration von Online-Buchungssystem, WhatsApp Business API, KI-Telefonassistent und Makler-Kalendern sowie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Verarbeitung von Kundendaten.
Erforderlich sind:
- Automations-Know-how inkl. sehr guter Programmier-Kenntnisse
- eine saubere System- und Netzwerkarchitektur
- eine rechtlich belastbare Umsetzungslogik
- technisch wirksame Schutzmaßnahmen
- laufende Überwachung und kontinuierliche Anpassung
Rolle von PolePosition
Wir übernehmen als Dienstleister den vollständigen, rechtssicheren Betrieb:
- Analyse der bestehenden Maklerprozesse und Kommunikationskanäle
- Konzeption einer DSGVO-konformen Service-Architektur
- Einrichtung der Online-Buchungsstrecke mit Website-Integration
- Einrichtung und Konfiguration der WhatsApp Business API
- Einrichtung und Training des KI-Telefonassistenten auf Immobilien-spezifische Anfragen
- Verknüpfung aller Kanäle zu durchgängigen Automatisierungsflows
- Integration mit bestehenden Makler-Tools und CRM-Systemen
- Netzwerk-, Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- Protokollierung und revisionssichere Nachvollziehbarkeit
- Erstellung und Pflege der Dokumentation
- Unterstützung bei AV-Verträgen, Rollenklärung und Verantwortlichkeiten
- Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), sofern erforderlich
- Lösch- und Aufbewahrungskonzepte
- Incident- und Notfallkonzepte
- Laufender Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
- Monitoring, Überwachung und Troubleshooting
Sie ermöglichen Ihren Interessenten und Kunden eine moderne, kanalübergreifende Terminbuchung.
Wir stellen sicher, dass Datenschutz, Geheimnisschutz und Haftung unter Kontrolle bleiben.
