Viele Unternehmen haben erkannt, dass Prozessautomatisierung Arbeitszeit sparen, Abläufe beschleunigen und Kosten reduzieren kann. Trotzdem wird der Einstieg häufig aufgeschoben. Der Grund ist meist nicht fehlendes Interesse, sondern eine praktische Frage: Welchen Prozess sollte man zuerst automatisieren?
Die Antwort ist einfacher, als viele Unternehmen vermuten. Beginnen Sie dort, wo wiederkehrende manuelle Arbeit besonders viel Zeit beansprucht.
Schritt 1: Zeitintensive, wiederkehrende Prozesse identifizieren
Der erste Schritt benötigt zunächst keine Software und kein umfangreiches Automationskonzept.
Erstellen Sie eine Liste der wiederkehrenden Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen. Besonders interessant sind Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich nach ähnlichen Mustern ausgeführt werden.
Typische Beispiele sind:
- E-Mails bearbeiten und Informationen weiterleiten
- Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen
- Angebote und Dokumente erstellen
- Rechnungen oder Belege verarbeiten
- Informationen aus Dokumenten auslesen
- CRM- oder ERP-Daten aktualisieren
- Termine koordinieren
- Freigaben einholen
- Berichte und Auswertungen erstellen
Anschließend betrachten Sie den Arbeitsaufwand. Welche dieser Tätigkeiten beanspruchen regelmäßig besonders viel Zeit?
Genau dort befinden sich häufig die interessantesten Automatisierungspotenziale.
Schritt 2: Prozesse mit einem Automations-Experten analysieren
Im nächsten Schritt müssen Sie nicht selbst entscheiden, mit welcher Software, Plattform oder KI-Lösung die Aufgaben automatisiert werden.
Beschreiben Sie einem Automations-Experten den bestehenden Prozess, die Probleme und das gewünschte Ergebnis.
Dabei sollte nicht nur der heutige Ablauf betrachtet werden. Eine Automation bietet häufig die Gelegenheit, einen historisch gewachsenen Prozess zunächst zu vereinfachen und anschließend zu automatisieren.
Ein Automations-Experte kann beurteilen, welche Arbeitsschritte technisch sinnvoll automatisiert werden können, welche bestehenden Systeme eingebunden werden müssen und welcher Aufwand dafür erforderlich ist.
Nicht mit der Technologie beginnen
Ein häufiger Fehler besteht darin, zuerst ein bestimmtes Automations- oder KI-Tool auszuwählen und anschließend nach Einsatzmöglichkeiten dafür zu suchen.
Der sinnvollere Weg verläuft umgekehrt:
Prozess → Problem → gewünschtes Ergebnis → technische Lösung
Die Technologie folgt damit dem tatsächlichen Bedarf des Unternehmens.
Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?
Für den Einstieg eignen sich insbesondere Prozesse, die häufig wiederholt werden, viel manuelle Arbeitszeit verursachen und nach weitgehend nachvollziehbaren Regeln ablaufen.
Ein Prozess, der jeden Tag mehrere Mitarbeiter beschäftigt, kann wirtschaftlich wesentlich interessanter sein als eine technisch beeindruckende Automation für eine Tätigkeit, die nur einmal im Monat wenige Minuten beansprucht.
Deshalb sollte nicht die technisch spannendste Automation zuerst umgesetzt werden, sondern diejenige, die dem Unternehmen den größten praktischen und wirtschaftlichen Nutzen bringt.
Der Einstieg in Unternehmens-Automation muss also nicht kompliziert sein: Identifizieren Sie Ihre größten wiederkehrenden Zeitfresser und lassen Sie anschließend prüfen, wie sich diese Prozesse sinnvoll automatisieren lassen.
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