Unternehmens-Automation bedeutet weit mehr, als ChatGPT oder einzelne KI-Tools im Arbeitsalltag einzusetzen. Professionelle Unternehmens-Automation verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz: Wiederkehrende Geschäftsprozesse werden analysiert, sinnvoll miteinander verknüpft und möglichst durchgängig automatisiert.
Von einzelnen Aufgaben zu automatisierten Prozessen
Ein Vergleich mit einer modernen Produktion macht das Prinzip deutlich. Dort übernimmt nicht eine einzige Maschine sämtliche Arbeitsschritte. Unterschiedliche Maschinen und Anlagen erfüllen verschiedene Aufgaben und sind zu einem abgestimmten Produktionsprozess miteinander verbunden.
Im Büro und in der Verwaltung ist das Prinzip ähnlich. Ein Geschäftsprozess besteht häufig aus zahlreichen aufeinanderfolgenden Tätigkeiten.
Eine Anfrage geht beispielsweise per eMail ein. Informationen werden ausgelesen und geprüft, Daten in ein CRM- oder ERP-System übertragen, Dokumente erstellt, Freigaben eingeholt, Mitarbeiter informiert und weitere Prozessschritte ausgelöst.
Wer lediglich einen dieser Schritte automatisiert, schafft eine Insellösung. Unternehmens-Automation betrachtet dagegen die gesamte Prozesskette.
Was zeichnet professionelle Unternehmens-Automation aus?
Ziel ist nicht, jeden manuellen Arbeitsschritt um jeden Preis abzuschaffen. Automatisiert werden vor allem wiederkehrende, regelbasierte und sinnvoll technisch abbildbare Tätigkeiten.
Dazu können beispielsweise gehören:
Daten zwischen verschiedenen Softwaresystemen übertragen
eMails und Dokumente verarbeiten
Informationen prüfen und klassifizieren
Angebote oder andere Dokumente erstellen
Freigabeprozesse steuern
CRM- und ERP-Systeme miteinander verbinden
Mitarbeiter oder Kunden automatisch informieren
Folgeprozesse selbstständig auslösen
APIs, Datenbanken, bestehende Unternehmenssoftware, Automationsplattformen und bei geeigneten Aufgaben auch künstliche Intelligenz können dabei zu einem durchgängigen Prozess verbunden werden.
Warum einzelne KI-Tools keine Unternehmens-Automation ersetzen
ChatGPT und andere KI-Systeme können wertvolle Bestandteile einer Automation sein. Sie können beispielsweise Texte analysieren, Informationen strukturieren, Inhalte klassifizieren oder Entscheidungen vorbereiten.
Die eigentliche Unternehmens-Automation entsteht jedoch erst durch die Integration in den gesamten Geschäftsprozess.
Entscheidend ist das Zusammenspiel der vorhandenen Systeme und Arbeitsschritte. Informationen müssen zuverlässig von einem Prozessschritt zum nächsten gelangen, ohne dass Mitarbeiter sie ständig manuell übertragen oder Folgeaktionen auslösen müssen.
Welche Vorteile bietet Unternehmens-Automation?
Gut konzipierte Automationen können Durchlaufzeiten erheblich verkürzen und den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Gleichzeitig lassen sich typische Übertragungs- und Bearbeitungsfehler vermeiden.
Je nach Ausgangssituation und Prozess können dadurch erhebliche Kosteneinsparungen entstehen. Bei besonders arbeitsintensiven, wiederkehrenden Prozessen sind Einsparungen von bis zu 80 % möglich.
Der entscheidende Faktor ist jedoch die strategische Umsetzung. Statt zahlreiche voneinander unabhängige Einzellösungen einzuführen, sollten Unternehmen zunächst ihre Prozesse analysieren und anschließend dort automatisieren, wo Aufwand, Fehleranfälligkeit und wirtschaftlicher Nutzen das größte Potenzial bieten.
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